Zarządzanie zmianą w pigułce

Twoja firma przechodzi przez zmiany? Szukasz sprawdzonego przepisu na sukces? Aby efektywnie zarządzać zmianą należy skupić się na trzech rzeczach: nauczyć się zarządzać teraźniejszością w taki sposób, aby zapominać o niektórych faktach z przeszłości i tworzyć taką przyszłość, która jest odpowiedzią na misję naszej firmy.

Większość managerów zazwyczaj skupia się w pierwszej kolejności na zarządzaniu bieżącymi sprawami, zapominając przy tym, że to, co dziś wydaje się być ważne dla sukcesu ich firmy, jutro niestety może okazać się już nieaktualne. Stworzyliśmy zatem listę 10 rzeczy, o których należy pamiętać, aby wprowadzać zmiany w efektywny sposób.

  1. To ludzie wprowadzają zmiany.

Pracownicy firmy są kluczem do sukcesu. Biorą oni bezpośredni udział w procesie wprowadzania zmian – zmienia się ich zakres obowiązków, zmianie podlegać może także struktura zespołów – praca na początku wydaje się trudniejsza, ponieważ jest to często coś zupełnie nowego i nieznanego, a to często powoduje niepokój, a co za tym idzie – niechęć do zmian. Konsekwentnie tworzy się opór ze strony pracowników, którzy są przeciwni zmianom, ponieważ uważają to za niepotrzebny ruch. Jak ugasić konflikty między ludźmi i uspokoić, że nie zostaną oni nagle zwolnieni? Należy zadbać o to, aby zmiany wprowadzane były planowo oraz, co niemniej istotne, od najwyższego szczebla w firmie. Badacze z Harvard Business School podkreślają, że należy zacząć od rzeczy bardzo ogólnych, takich jak misja czy strategia na najbliższe miesiące lub lata. W dalszej kolejności możemy dokonywać zmian w strukturze organizacyjnej. Najważniejsza jednak okazuje się umiejętność komunikowania zmian. Na każdym etapie zmiany pracownicy muszą być świadomi, że wprowadzane zmiany są sensowne i wymagają ich zaangażowania.

  1. Zarząd powinien być przykładem.

W świetle zmian osoby zarządzające w przedsiębiorstwie bardzo często popełniają kilka podstawowych błędów. Zalecają pracownikom, aby pracowali efektywniej, podnosili swoje kwalifikacji, gdyż tego wymaga od nich nowy zakres obowiązków. Co jednak dzieję się w tym czasie z zarządem? Jeśli pracownicy nie widzą zaangażowania ich przełożonych oraz zarządu, wysiłki mogą pójść na marne. Nie od dziś wiadomo, że praca zespołowa jest bardziej efektywna aniżeli praca w pojedynkę. Zespołowi powinien przewodniczyć lider będący w pełni świadomy roli, jaką pełni we wprowadzaniu zmian. Jest on wtedy uznawany za wzór w tych ciężkich i niepewnych czasach. Jeżeli działania liderów bądź zarządku są niespójne ze zmianami, a ich deklaracje nijak się mają do rzeczywistości, proces zmian jest ciężki do przeprowadzenia. Warto pamiętać, że wieczne zmiany, które są przeprowadzane w nieumiejętny sposób to prosta droga do porażki.

  1. Każdy szczebel jest istotny.

Należy pamiętać o uwzględnieniu osób, które zajmują najniższe stanowiska. Co jednak o strategii firmy mają do powiedzenia sprzątaczki, serwisanci, ochroniarze czy pracownicy recepcji? To właśnie te osoby często posiadają informacje „z pierwszej ręki”. Jak to możliwe? Przecież to właśnie recepcjonistki wysłuchują skarg klientów, sprzątaczki natomiast słyszą niejednokrotnie to, co pracownicy firmy boją się wprost powiedzieć prezesowi. Często w ich opiniach możemy znaleźć wiele sygnałów istotnych z punktu widzenia wprowadzanych zmian, takich informacji, które do zarządu jeszcze nie dotarły. Brak zaangażowania każdego szczebla to przepis na porażkę. Pracownicy muszą być przekonani, że wprowadzane zmiany będą dla nich korzystne w długim terminie. Sprawny przebieg wprowadzania zmian oznacza współpracę każdego szczebla w hierarchii.

  1. Nakreślenie planu działania to klucz do sukcesu.

Zmiana to emocje, lęk przez nieznanym, często zagrożenie. Jedynie osoba mająca autorytet może rozwiać wątpliwości pracowników. Kroki, które powinny być podjęte są bardzo proste. Zaprezentuj swojemu zespołowi korzyści z wynikające z wprowadzonych zmian. Następnie przekonaj ich, że wspólnie uda się wam osiągnąć cel. Określ w tym celu jasny oraz zrozumiały plan działań, którym pracownicy mogą się posiłkować, aby rozwiać swoje wątpliwości. Niech plan będzie niczym mapa wskazująca drogę z punktu A do B.

  1. Motywacja jest ważnym składnikiem zmiany.

Pasywna postawa jednostek i opór wobec wprowadzanych zmian sprawia, że stworzona mapa zmian ma sens jedynie na papierze. Pomyśl o sposobach zmotywowania pracowników do podjęcia działań. Być może będą to czynniki finansowe, a może wspólna integracja po godzinach pracy? Być może warto zainwestować w szkolenia dla firmy, aby przejść przez proces bezboleśnie? Warto rozmawiać, a bardzo często warsztatowe podejście do zmian przynosi ponadprzeciętne rezultaty.

  1. Dzielenie się wiedzą ma ogromny potencjał.

Wielu menedżerów zaniedbuje ten aspekt podczas wprowadzania zmian. Z jednej strony wszyscy zdajemy sobie sprawę z tego, jak istotny jest obieg informacji w firmie, jednak często osoby zarządzające wychodzą z założenia, że pracownicy sami domyślą się, co mają na celu wprowadzane zmiany, a co więcej –  sami wymyślą sobie sposoby na jej przeprowadzenie. Zaprojektowanie kanałów komunikacji, i to jeszcze przed samym procesem wprowadzania zmian, jest niezwykle istotne. Pamiętajmy, że plotka często staje się obowiązującą prawdą. A tego przecież chcemy uniknąć.

  1. Kultura organizacyjna nie jest bez znaczenia.

Pracownicy utożsamiają się z kulturą panującą w firmie oraz postępują z reguły zgodnie z obowiązującą misją. W takiej sytuacji nie powinno nas dziwić, że zmiana nie jest często dla nich czymś normalnym i łatwym do zaakceptowania. Menedżerowie powinni zrozumieć, jakie wartości są cenione przez pracowników, co jest dla nich istotne i jaki aspekt zmiany jest dla nich najbardziej niepokojący.

  1. Najlepiej wprowadzać zmiany stopniowo.

Wprowadzane zmiany mają wpływ na efektywność pracowników, ponieważ teraz część swojego czasu i uwagi poświęcają na tworzenie scenariuszów, szczególnie w przypadku, gdy nie są poinformowani o tym, co dzieje się w firmie. Pamiętajmy o tradycjach w firmie, wartościach, jakimi kierują się pracownicy oraz o tym, że każda ze stron musi darzyć siebie zaufaniem, aby proces zmian był efektywny. Całkowicie zrozumiałe jest, że także dla managera nowa sytuacja może nie być łatwa. Aby ułatwić proces zaleca się coaching indywidualny, grupowy, warsztaty lub jeszcze mało popularne w Polsce – spotkania kickoff.  Tego typu działania pomogą zminimalizować wstrząs podczas wprowadzenia zmian i dadzą poczucie bezpieczeństwa.

  1. Niespodzianki to część planu.

Wprowadzanie zmian to proces, w którym niespodzianki są nieodłączną częścią planu. Mogą one wynikać z wielu rzeczy: ze błędnego rozeznania sytuacji firmy, braku odpowiedniego planowania wprowadzania zmian lub braku czasu na informowanie pracowników o celach wprowadzanych zmian.

  1. Każdy pracownik stanowi cegiełkę sukcesu.

Reorganizacja firmy nie jest tylko biznesowym wyzwaniem. To także osobiste doświadczenie każdego z naszych pracowników. To suma oporów wobec nowej sytuacji, w której znalazł się każdy członek zespołu, a także niekończąca się lista emocji. Spędzamy w pracy więcej niż jedną trzecią swojego życia, uzasadnione jest za tym to, że zmiany w tej strefie mogą przewrócić świat pracownika do góry nogami. Na każdym kroku lider powinien być oparciem, pomagać w zrozumieniu sensu reorganizacji i w adaptacji do nowych warunków.

Zarządzanie zmianą nie musi być trudne, jeśli będziemy przestrzegać tych 10 prostych zasad. Jeżeli jednak czujesz, że potrzebujesz wsparcia w tym burzliwym dla firmy czasie, bądź chcesz się dobrze przygotować do wprowadzania zmian, chętnie przyjrzymy się Twoim potrzebom, aby móc dopasować program szkoleniowy do Twoich potrzeb gwarantując lepsze poradzenie sobie w tej często niełatwej sytuacji.Dół formularza

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

two × 2 =

Zostaw wiadomość!