Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke — mówią Ci coś te słowa? W języku japońskim oznaczają one kroki, jakie należy podjąć, by stworzyć optymalne stanowisko pracy. Metoda 5S została zapoczątkowana w Japonii i powoli rozprzestrzeniała się po całym kontynencie. Aby ułatwić zapamiętanie kroków, wszystkie są na literę “S”. Na szczęście udało się je przetłumaczyć na język polski, również trzymając się tego sposobu. Co więc oznaczają te słowa? Sortowanie, systematyka, sprzątanie, standaryzacja oraz samodyscyplina.
Do czego służy 5S?
Jeżeli firma nie korzysta z tej metody organizacji, można założyć, że występują w niej opóźnienia realizacji zamówień, wadliwe produkty, niskie morale oraz wydajność pracowników, a nawet ryzyko wypadków. Lean Management, czyli inaczej „szczupłe zarządzanie” nie lubi marnotrawienia produktów i siły. Dlatego bez wprowadzenia metody 5S można zauważyć na przykład nadmierne produkty i związane z tym dodatkowe koszty utrzymania, transportu czy utylizacji po przeterminowaniu. Wszystkich tych negatywnych elementów i czynników można uniknąć trzymając się 5S.
Na czym dokładnie polega metoda 5S?
5S wprowadzamy na stanowiskach biurowych, produkcyjnych, magazynowych czy usługowych. Schemat działania opiera się na wykonywaniu kolejnych kroków. Zaczynamy od sortowania (lub inaczej selekcji), czyli usunięciu ze stanowiska pracy wszystkich przedmiotów, które nie są potrzebne do jej wykonywania. Co zyskujemy? Czystą przestrzeń do pracy i czas, który zamiast marnować na szukanie narzędzi, można przeznaczyć na pracę. Kolejny krok — systematyka. To nic innego jak oznaczenie oraz umieszczenie wszystkich potrzebnych elementów w łatwodostępnych miejscach. Dodatkowo system ten powinien znać każdy pracownik, aby potrafił on odnaleźć potrzebne narzędzie. Co zyskujemy? Przejrzyste, wydajne i bardziej funkcjonalne stanowiska i miejsca pracy.
Po skończeniu pracy dochodzimy do kolejnego punktu, czyli sprzątania. Każde miejsce pracy, czy to hala produkcyjna, czy biuro należy oczyścić z odpadków, brudu i kurzu. Dodatkowo warto dokonać przeglądu maszyn i przetrzeć je po całym dniu pracy. Jaka korzyść wynika ze sprzątania? Przede wszystkim uporządkowane miejsce pracy gotowe na następny dzień. Natomiast dodatkowe przeglądy służą wykryciu nieprawidłowości w funkcjonowaniu sprzętu i wyeliminowaniu ryzyka wypadków i przestojów. Krok 4 standaryzacja polega na ustaleniu warunków i procedur w celu utrzymania zachowań organizacyjnych, porządku i czystości. Jest to ważny punkt, ponieważ spisane ustalone zasady współpracy wpływają na zachowania pracowników. Instrukcje powinny być jasne i klarowne, dzięki temu też łatwiej będzie wprowadzać w panujące zasady i obowiązki nowych pracowników. I został ostatni, najtrudniejszy punkt do wypracowania, czyli samodyscyplina. Polega on na wypracowaniu nawyku dbania o stanowiska pracy oraz przestrzegania wprowadzanych zasad metody 5S.
Tylko kto powinien wdrażać, pilnować i kontrolować działanie metody 5S?
Odpowiedni menedżerowie i liderzy zespołów. Wdrożenie tego systemu nie jest łatwe, ponieważ wiąże się z rekonstrukcją pracy na większości szczebli w przedsiębiorstwie. Dlatego główny menedżer, osoba odpowiedzialna, z dobrze rozwiniętą kompetencją słuchania, wyciągania wniosków oraz umiejętnością motywowania pracowników, powinna stworzyć politykę implementacji tego systemu. Co musi znaleźć się w takim dokumencie? Rozpisane wszystkie stanowiska, które mają być objęte tą metodą, opisani liderzy danych zespołów i ich dokładne funkcje i obowiązki, zapisany system wymiany informacji pomiędzy różnymi zespołami, opracowany budżet oraz spis szkoleń dla pracowników.
Jakie korzyści dla firmy przyniesie wprowadzenie metody 5S?
Czyste i dobrze zorganizowane stanowisko pracy stanie się miejscem, do którego będzie się chciało wracać. Dodatkowo będzie lepiej odbierane wizerunkowo i przez pracowników i przez inwestorów. Dzięki lepszej organizacji klienci będą zadowoleni, bo znikną problemy z zagubionym zamówieniem czy e-mailem. Metoda 5S zredukuje też koszty oraz straty w zakładzie, oraz zwiększy bezpieczeństwo pracowników.
