Business Process Ownership – o odpowiedzialności

Nazwa tematu szkoleniowego

Business Process Ownership - o odpowiedzialności

Filozofia naszej pracy jako trenerów ani wartości, które wyznajemy, nie pozwalają nam oferować naszym klientom gotowych rozwiązań. Naszym zdaniem szkolenie zamknięte powinno być adresowane do konkretnej grupy uczestników lub przynajmniej adaptowane do potrzeb organizacji i oczekiwań interesariuszy. Nie jesteśmy zwolennikami programów szkoleniowych typu kopiuj/wklej. Niemniej, na prośbę naszych partnerów biznesowych stworzyliśmy podglądowy wykaz tematów szkoleniowych, z którymi najczęściej pracujemy.

Opis zagadnienia

Kiedy jestem odpowiedzialny za jakieś zadanie, proces lub obszar to powinienem być osobą, która jest najlepiej zorientowana w tym, czym się zajmuję zawodowo. Powinienem najlepiej rozumieć to, co dzieje się dookoła mojej specjalizacji, aby móc najszybciej jak to możliwe proponować niezbędne usprawnienia na podstawie zaobserwowanych przeze mnie błędów. Powinienem sam kreować i utrzymywać w dobrym stanie dokumentację związaną z moim obszarem, dostarczać innym przydatnych narzędzi, które pozwalają im zrozumieć, czym się zajmuje i jaki wpływ ma to na większą całość. Powinienem umieć spojrzeć na problematykę mojego obszaru z perspektywy lotu ptaka, stawiać właściwe pytania i być pierwszym, który jest przygotowany, aby dany problem rozwiązać. Powinienem wzmacniać obszary innych poprzez ciągłe usprawnianie tego, za co jestem odpowiedzialny.

Brzmi zbyt pięknie? To tylko część definicji tego, kim jest „Business Process Owner”, czyli osoby, która w pełni rozumie trudne pojęcie, jakim jest odpowiedzialność wewnętrzna. Ktoś, kto bierze odpowiedzialność zdaje sobie sprawę, kto jest jej klientem wewnętrznym, czyli do kogo w ramach organizacji dostarcza wyniki swojej pracy. Ktoś, kto bierze odpowiedzialność uczy się tak zarządzać swoimi obowiązkami, tak aby nie trzeba było sprawować nad nim ciągłej kontroli. Doświadczenie nie ma tutaj nic do rzeczy, bo bycie odpowiedzialnym to cecha i właściwa postawa.

Niestety przez lata siedzenia w szkolnej ławce uczymy się posłuszeństwa i funkcjonowania w świecie, w którym ktoś prowadzi nas za rękę prosto do celu. Business process ownerem może być osoba zajmująca dowolne stanowisko w hierarchii służbowej organizacji, nawet stażysta. Odpowiedzialność w tym wypadku polega na tym, że w pełni odpowiadamy za dowiezienie rezultatu, a więc mamy prawo wymagać nawet od osób znajdujących się na ważniejszych stanowiskach od nas, jeśli ich opieszałość nie pozwala nam np. wywiązać się z własnych terminów. Ponadto sami powinniśmy wiedzieć, kiedy i komu zadać dane pytania, jak zbadać różne możliwości realizacji zadania czy rozwiązania problemu. Bardzo często mylimy funkcje proszenia o zgodę, konsultowania i informowania przełożonego. Kadra zarządzająca dość często skarży się, że pracownicy przychodzą ich prosić o zgodę w kwestiach, w których sami powinni decyzję podjąć, albo kiedy powinni ich tylko informować o swoich poczynaniach, to są niepotrzebnie konsultowani. Oczywiście działa to też na odwrót, że kiedy manager powinien być o czymś informowany, to niestety nie jest albo ktoś przychodzi do niego po rozwiązanie, zamiast zaproponować własne.

W trakcie omawiania zagadnienia, jakim jest odpowiedzialność wewnętrzna, patrzymy na nią z perspektywy managera oraz specjalisty. W obu przypadkach rozwijamy odpowiedzialność własną i pracujemy nad tym, jak uczyć jej wśród innych.

Korzyści edukacyjne

zwiększenie świadomości osobistej w zakresie tego, czym jest odpowiedzialność w organizacji,

udział w quizie, w trakcie którego analizujemy różne studium przypadku problemów z odpowiedzialnością i zaangażowaniem ze strony osób na różnych stanowiskach,

ćwiczenie kompetencji związanych ze stopniowym regulowaniem poziomu odpowiedzialności u podopiecznych i tym samym zachęcania ich do podejmowania się ownershipu w biznesie,

rozwiązywanie problemów podopiecznych związanych z wymaganiami wobec business process ownera odnośnie rzetelnej dokumentacji, bieżącej komunikacji, wsparcia zespołu czy rozumienia szerszego kontekstu organizacyjnego.

Zakres przykładowych treści

  • pojęcie business process ownershipu i jego 5 kluczowych składowych,
  • odpowiedzialność wewnętrzna w ujęciu zadania, procesu i obszaru,
  • efekt wyuczonej bezradności (o tym, jak rozwinąć sprawczość własną i innych),
  • wzmacnianie odbiorców końcowych lub klientów wewnętrznych poprzez ownership,
  • myślenie systemowe i big picture w kontekście własnej roli w organizacji.