Kontraktowanie zespołowe, czyli ustalanie zasad współżycia społecznego

Ustalenie wzajemnych oczekiwań, potrzeb i związanych z tym zasad współżycia społecznego, to pierwszy krok do poprawy efektywności zespołu. W szczególności, kiedy mówimy o zespole managerskim, który odpowiada za kluczowe procesy w organizacji.

W dziedzinie teorii osobowości zwanej jako Analiza Transakcyjna, kontraktowanie definiuje się jako porozumienie i wzajemne zobowiązanie w ramach jasno określonego planu działania (Eric Berne, 1966). Inaczej pisząc, wyobraźmy sobie zespół, który pracuje w oparciu o zasady, które wszyscy znają i respektują. Każdy wie, na co może sobie pozwolić w relacjach zawodowych z innymi i doskonale orientuje się, czego inni od niego oczekują.

Podczas warsztatu uczestnicy poznają 3 rodzaje kontraktu - proceduralny, profesjonalny i psychologiczny, które są niezwykle istotne w regulowaniu wzajemnych stosunków międzyludzkich. Każdy z tych rodzajów kontraktu odpowiada za inną grupę czy rodzaj zasad, lecz każdy jest tak samo ważny z punktu widzenia tego, co może się wydarzyć w trakcie pracy zespołowej. Istota kontraktu ma jeszcze większe znaczenie w pracy zdalnej, w trakcie której jeszcze łatwiej o nieporozumienia. Jeszcze większe ma to znaczenie, kiedy pracujemy w tym samym gronie przez dłuższy czas (czy nawet regularnie), bo poczynione ustalenia owocują i mogą towarzyszyć nam przy wielu spotkaniach wewnętrznych.

Co zatem warto kontraktować? Definicje trudnych lub budzących nieścisłości pojęć, to jak pomagamy sobie nawzajem, ponoszone konsekwencje, sposób, w jaki weryfikujemy osiągnięcia, formę kontaktu, poufność, sposób przekazywania informacji zwrotnej, co rozumiemy przez wzajemny szacunek, jaka jest nasza polityka wobec popełnianych błędów, jak dzielimy obowiązki, czym są nasze priorytety. Lista zagadnień, które można zakontraktować, jest bardzo długa, ale nie sztuka zakontraktować niepotrzebnie wszystko. Trzeba dobrać kwestie do omówienia, które w zależności od kontekstu spotkania czy potrzeb zespołu są najważniejsze.

To wymaga doświadczenia i otwartego podejścia, bo najlepiej zacząć od zaproszenia uczestników naszego zespołu do przedstawienia własnych propozycji, a następnie uzupełnić tę listę swoimi spostrzeżeniami. Zadając grupie pytania, możemy dojść do konsensusu w wielu sprawach, które na pierwszy rzut oka nie są widoczne. Kontrakt psychologiczny dotyczy ukrytych motywów lub podświadomych zachowań i zazwyczaj są to kwestie związane z naszymi postawami, które najtrudniej się kontraktuje.

Kontrakt zespołowy może być nawiązywany w odniesieniu do wszystkiego. Wszędzie tam, gdzie ludzie mają ze sobą styczność i potrzebują ze sobą współpracować. Efektywny zespół to taki, który się samoorganizuje, a także, w którym nikt nie musi uprawiać micromanagementu. Kadra zarządzająca nie powinna wypalać się na kontrolowaniu, a jedynie monitorować wzajemnie podejmowaną przez siebie pracę.