Kontraktowanie – przydatna umiejętność czy korpo-kompetencja?
Artykuł powstał na podstawie live’a z Piotrem Jankowskim na kanale YouTube: TrainBrain Polska.
Kontraktowanie. Słowo, które dla wielu brzmi obco, ale dla specjalistów w dziedzinie rozwoju osobistego i zawodowego jest kluczem do budowania trwałych relacji. Co to takiego i dlaczego zyskuje na popularności?
Spis treści:
- Kontraktowanie – przydatna umiejętność czy korpo-kompetencja
- Czym jest kontraktowanie?
- Skąd nazwa kontraktowanie?
- 3P – klucz do zrozumienia kontraktowania
- Gdzie można wykorzystać kontraktowanie?
- Ustalanie wspólnych definicji/ustaleń przed kontraktowaniem
- Czym jest kontrakt trójstronny?
- Potrzeby i oczekiwania – jakie są różnice?
- Czy kontraktowanie może się nie udać?
- Dlaczego warto kontraktować?
Czym jest kontraktowanie?
To proces umawiania się. Jak wskazuje sama nazwa, chodzi o zawieranie pewnego rodzaju „umowy” czy „kontraktu” z drugą stroną. Dlaczego? Ponieważ obie strony mają określone potrzeby, oczekiwania oraz wartości, które wpływają na to, jak przebiega ich współpraca. W praktyce chodzi o to, by na początku jakiejkolwiek relacji, zawodowej czy prywatnej, jasno określić, czego można się po sobie nawzajem spodziewać, jakie są granice współpracy oraz jakie mogą być ewentualne konsekwencje niewypełniania zobowiązań.
Chociaż sama idea jest dość uniwersalna i intuicyjna, to formalny proces kontraktowania wywodzi się z analizy transakcyjnej Erika Berna. Dziś staje się ona coraz bardziej popularna, zarówno wśród trenerów, coachów, jak i liderów zespołów. A to dlatego, że pozwala na unikanie nieporozumień, napięć i konfliktów, które są niemal nieuniknione, gdy brakuje jasności w oczekiwaniach i zobowiązaniach.
Kontraktowanie to nie tylko technika coachingowa, ale również narzędzie, które pozwala na budowanie silnych i trwałych relacji biznesowych. Np. jako coach, od samego początku współpracy z klientem, trzeba jasno określić zakres swojej odpowiedzialności, granice relacji oraz ewentualne ryzyka. Taka transparentność pozwala na budowanie zaufania i jasności w oczekiwaniach obu stron.
Podobnie wielu liderów, nawet nieświadomie, korzysta z tej idei, kiedy zaczyna pracę z nowym zespołem. Dzięki temu, od samego początku jasno określają, jakie są ich oczekiwania, co pozwala na unikanie nieporozumień i budowanie trwałej i efektywnej współpracy.
Skąd nazwa kontraktowanie?
Dlaczego nazywamy takie ustalenia kontraktowaniem? Bo w gruncie rzeczy chodzi tu o zawarcie pewnego rodzaju „kontraktu”, czyli umowy. Jednak nie jest to kontrakt w tradycyjnym sensie, na papierze, z pieczątką i podpisem. To raczej metaforyczna umowa, która definiuje zasady, oczekiwania i cele współpracy. Dla wielu osób słowo „kontrakt” kojarzy się z formalnością, ale w tym kontekście chodzi bardziej o wzajemne zrozumienie i zaufanie.
Współczesne podejście do kontraktowania podkreśla, że nie jest to jedynie formalny krok w procesie współpracy. To jest moment, w którym obie strony zobowiązują się do pewnych działań, wyznaczają ramy współpracy i definiują, czego oczekują od siebie nawzajem. Kontraktowanie w kontekście szkoleniowym, kierowniczym czy coachingowym jest więc o wiele głębsze, niż sama nazwa sugeruje.
3P – klucz do zrozumienia kontraktowania
Kontraktowanie możemy oprzeć na trzech rodzajach spraw:
Proceduralnych – dotyczy zasad, według których będziemy działać. Zapewne wielu z was brało udział w spotkaniach, które trwały zbyt długo, były nieefektywne lub prowadziły do nieporozumień. Właśnie tutaj pojawia się potrzeba jasnego kontraktowania, które pozwoli na wyznaczenie pewnych ram działania. W kontekście spotkań i szkoleń proceduralne kontraktowanie może dotyczyć takich aspektów jak: czas trwania spotkania, kolejność punktów w agendzie, określenie lidera spotkania czy ustalenie przerw i momentów na zadawanie pytań. Ważne jest, by obie strony kontraktu miały jasność co do oczekiwań i zasad, aby uniknąć nieporozumień i zapewnić przejrzystość oraz komfort obu stronom. Ustalenie kontraktu daje poczucie bezpieczeństwa i umożliwia skupienie się na merytorycznej stronie pracy. Wprowadzenie konkretnych zasad organizacyjnych może więc przyczynić się do zwiększenia efektywności i jakości współpracy.
Profesjonalnych – odnosi się do kwestii związanych z naszymi kompetencjami, zakresem obowiązków, standardami pracy. Profesjonalne kontraktowanie polega na dokładnym określeniu tego, co ma być wykonane, kiedy i jak. Czy chodzi o pracę do wykonania w konkretnym czasie, czy o osiągnięcie konkretnych wyników w danym okresie? Kontrakt musi zawierać konkretne, mierzalne elementy, które mogą być później zweryfikowane. Jednocześnie, aby był skuteczny, musi również zawierać odpowiednie procedury – od momentu zawarcia umowy, przez jej realizację, aż po ewentualne zakończenie współpracy. W procesie kontraktowania kluczowa jest komunikacja. Zarówno trener, coach, jak i uczestnik muszą mieć jasność co do tego, czego można się spodziewać, oraz jakie są wzajemne oczekiwania.
Psychologicznych (Reacyjnych) – dotyczy naszej relacji z drugim człowiekiem. Chodzi o zrozumienie nawzajem naszych potrzeb, oczekiwań, lęków i pragnień. Jest to kwestia, która, choć subtelna, ma kluczowe znaczenie dla jakości i trwałości relacji. Brak uwzględnienia aspektu psychologicznego w kontraktowaniu może prowadzić do nieporozumień, napięć i problemów w relacji. Jeżeli na przykład nie uzgodniliśmy dokładnie, o której godzinie spotykamy się na spotkaniu online, mogą pojawić się opóźnienia czy nieporozumienia. Jeśli nie ustalimy, jak będziemy komunikować się w trudnych sytuacjach, może dojść do konfliktu. Kluczem jest autentyczność, otwartość i odwaga, czyli stawiamy na otwarte rozmowy o tym, czego od siebie oczekujemy, jakie mamy obawy, co nas motywuje. Co jeszcze wlicza się w kontraktowanie psychologiczne? Wyznawanie własnych wartości, umiejętność słuchania i akceptacji drugiej osoby, a także wspólna refleksja nad tym, jak chcemy budować relację.
W dobie współczesnego biznesu transparentność jest kluczem. Kontraktowanie pozwala na jasne komunikowanie oczekiwań, co redukuje ryzyko nieporozumień. W rezultacie kontraktowanie to nie tylko sucha formalność. To narzędzie budowania zaufania, jasności w działaniu i efektywności w pracy. Dlatego warto poświęcić mu odpowiednią uwagę i dbać o to, by każda umowa, nawet ta niepisana, była dla wszystkich zrozumiała.
Gdzie można wykorzystać kontraktowanie?
Chociaż na pierwszy rzut oka kontraktowanie może wydawać się domeną biznesową, zdecydowanie przekracza ono te granice, przenikając do wielu sfer naszej codzienności.
Zastosowanie w życiu zawodowym
W miejscu pracy kontraktowanie może przyjmować różne formy: od formalnych umów z pracownikami, po nieformalne porozumienia między członkami zespołu czy porozumienia z szefostwem. Dzięki kontraktowaniu jasno określa się oczekiwania i role każdej ze stron.
Zastosowanie w relacjach interpersonalnych
Przykładem może być stosowanie kontraktowania w coachingu, mentoringu, szkoleniach czy warsztatach. Pozwala ono na zrozumienie i określenie celów, oczekiwań oraz ram współpracy. Może to dotyczyć relacji dwóch osób, trzech lub nawet całego zespołu uczestniczącego w szkoleniu czy warsztacie.
Kontraktowanie w życiu rodzinnym
Kontraktowanie jest również obecne w życiu rodzinnym. Na przykład rodzice mogą zakontraktować się ze swoim dzieckiem, określając zasady korzystania z komputera, pory snu czy inne aspekty codziennego życia. Takie porozumienie daje jasność oczekiwaniom, ułatwia współpracę i buduje wzajemne zaufanie.
Ustalanie wspólnych definicji/ustaleń przed kontraktowaniem
Wiele firm skupia się na ustalaniu ogólnikowych zasad współpracy. Słyszymy hasła typu „szanujmy się”, ale co one naprawdę oznaczają? Czy każdy członek zespołu interpretuje je w ten sam sposób? Nie zawsze.
Przykład? W jednym z zespołów, podczas spotkania, poruszany jest temat szacunku. Okazuje się, że każdy rozumie go inaczej. Dla jednej osoby szacunek oznacza nieskrępowane wypowiadanie się, dla innej – brak przerywania w trakcie rozmowy. Kolejna osoba definiuje szacunek jako równość w traktowaniu pomysłów – bez względu na hierarchię w firmie.
Dlatego ważne jest, by przed rozpoczęciem współpracy określić wspólne definicje kluczowych pojęć. Tylko wtedy możemy być pewni, że wszyscy mówimy tym samym językiem i rozumiemy się nawzajem. Nie bójmy się trudnych rozmów, bo to one prowadzą do prawdziwego zrozumienia i efektywnej współpracy.
Czym jest kontrakt trójstronny?
Kontrakt trójstronny kojarzony jest z coachingiem i mentoringiem. To umowa między trzema stronami, która określa reguły, cele oraz ramy procesu współpracy.
Proces ten skupia się na trzech głównych „aktorach”:
- Klient (coachee lub mentee) – jest to osoba, która potrzebuje wsparcia w osiągnięciu określonych celów osobistych lub zawodowych.
- Partner (coach lub mentor) – specjalista, który udziela wsparcia i prowadzi klienta przez proces rozwoju.
- Trzeci aktor – często jest to przełożony klienta lub osoba z działu HR, która odgrywa rolę wsparcia w kontekście organizacji, w której klient pracuje.
W trakcie spotkań coachingowych pierwsze kroki polegają na ustaleniu relacji z klientem, określeniu celów oraz ewentualnych barier, które mogą stanąć na drodze do ich osiągnięcia. Po kilku takich spotkaniach, kiedy klient jest gotowy do podjęcia dalszych kroków, pojawia się konieczność zaangażowania trzeciej strony – często jest to przełożony. W tym miejscu konieczne jest nawiązanie kontraktu trójstronnego.
Dlaczego jest to tak ważne? Kontrakt trójstronny daje przejrzystość i jasność w kwestii tego, jakie cele są stawiane przed klientem, jakiego wsparcia może on oczekiwać zarówno od coacha, jak i swojego przełożonego, oraz jakie są oczekiwania względem niego samego. Dzięki temu wszystkie strony są na bieżąco z postępami i ewentualnymi problemami, które mogą pojawić się w trakcie trwania procesu coachingu.
Ważnym elementem spotkania jest również „facylitacja”, czyli umożliwienie dialogu między wszystkimi uczestnikami. Termin ten oznacza aktywne stymulowanie grupy do dyskusji w taki sposób, aby osiągnęła określone cele. To zadanie spoczywa na barkach coacha, który dba o to, aby rozmowa przebiegała w konstruktywny i efektywny sposób.
Potrzeby i oczekiwania – jakie są różnice?
Potrzeba dotyczy nas samych, jest to coś, czego wymagamy dla własnego dobrostanu, funkcjonowania i rozwoju. Jest to indywidualne pragnienie czy wymaganie, które pochodzi z wewnętrznych, często głęboko zakorzenionych potrzeb.
Z kolei oczekiwanie jest skierowane na zewnątrz. To to, czego oczekujemy od innych, od systemu, świata, a nawet od siebie w pewnych kontekstach. Jest to forma presji, której źródło może pochodzić z zewnętrznych norm, wartości czy standardów.
Omawiając te dwa pojęcia, nie można pominąć trzeciego kluczowego elementu – zobowiązania. Zobowiązanie jest tym, co jesteśmy gotowi zaoferować drugiej stronie, co jesteśmy gotowi dać w zamian. Jeżeli myślimy o relacjach międzyludzkich w formie kontraktu, obie strony mają zarówno potrzeby, jak i oczekiwania. Jednakże, aby ten kontrakt był pełny, obie strony muszą również określić swoje zobowiązania.
Zobowiązanie, choć może brzmieć oficjalnie, w rzeczywistości odnosi się do empatii, zrozumienia i gotowości do działania w celu zaspokojenia potrzeb drugiej osoby. Jest to pewnego rodzaju most łączący potrzeby z oczekiwaniami, miejsce, w którym obie strony spotykają się, aby osiągnąć wzajemne zrozumienie i spełnienie.
Czy kontraktowanie może się nie udać?
W rzeczywistości istnieją sytuacje, kiedy dwie strony nie mogą osiągnąć poziomu zaufania i zrozumienia, które pozwoliłoby na skuteczne kontraktowanie. W takich przypadkach kontrakt, który powstaje, jest powierzchowny i nie odpowiada prawdziwym potrzebom i oczekiwaniom obu stron. W tych momentach ważna jest transparentność i szczerość w komunikacji. Jeżeli obie strony zdają sobie sprawę, że nie są w stanie osiągnąć wspólnego celu, ważne jest, aby otwarcie o tym mówić i zadecydować, czy warto kontynuować współpracę.
Nie można jednak zapominać, że nawet decyzja o nieprowadzeniu dalszej współpracy jest formą kontraktu. To porozumienie, że obie strony rozumieją siebie nawzajem i decydują się na pewne kroki.
Przy pierwszej próbie kontraktowania, mogą pojawić się trudności. Nic nie przychodzi od razu, a próby i błędy są częścią procesu uczenia się. Warto jednak próbować, ponieważ nawet nieudane kontraktowanie może dostarczyć cennych informacji na przyszłość.
W kontekście pracy zespołowej ważne jest również zrozumienie, że zaufanie jest kluczem. Bez wzajemnego zaufania trudno o skuteczne kontraktowanie. Dlatego też warto inwestować czas i energię w budowanie relacji w zespole, zanim przystąpimy do procesu kontraktowania.
Dlaczego warto kontraktować?
- Ustalenie wzajemnych oczekiwań w relacji zawodowej, które ma na celu zwiększenie efektywności współpracy oraz budowanie zaufania między stronami.
- „Dzięki kontraktowaniu dzieje się magia” – kontraktowanie może prowadzić do sytuacji, w których ludzie doświadczają przełomów w swoich relacjach zawodowych, niespodziewanych momentów zrozumienia oraz pełnej satysfakcji z osiąganych rezultatów.
- Narzędzie do rozwiązywania konfliktów – kontraktowanie ma zdolność do pomocy w rozwiązywaniu trudnych i skomplikowanych kwestii, które były niejasne nawet przez lata. Członkowie zespołu są w stanie porozumieć się na tematy, które wcześniej były tabu, tylko dzięki otwartej i uczciwej rozmowie.
- Po procesie kontraktowania człowiek, który wcześniej czuł się niedoceniony w organizacji, mógł poczuć się jak pierwszy na liście prezesów. To pokazuje, jak ważna jest otwarta i uczciwa komunikacja w miejscu pracy.
Kontraktowanie to narzędzie, które może przynieść niesamowite korzyści zarówno dla pracowników, jak i dla organizacji. To nie tylko sposób na budowanie lepszych relacji zawodowych, ale także na osiągnięcie osobistych i zawodowych celów. Dlatego warto poświęcić chwilę, aby zastanowić się, jak można wprowadzić kontraktowanie do własnego życia zawodowego.
Piotr Jankowski
Trener szkoleń GRUPY SET/IES, Executive coach ICF ACC® oraz mentor przywództwa. Globalny lider z niemal 20-letnim doświadczeniem (obecnie COO) i konsultant biznesowy w wielu dziedzinach. W duszy sportowiec, gra w tenisa i biega.
