Jak udzielać feedbacku skutecznie? Metoda przystankowa krok po kroku

Metoda przystankowa krok po kroku, czyli jak udzielać feedbacku skutecznie?

Ten artykuł zainspirowany jest odcinkiem z kanału Kompetencyjnie, tworzonego we współpracy z ekspertami z firmy szkoleniowej TrainBrain. Możesz posłuchać o metodzie przystankowej również w wersji audio. Natomiast jeśli planujesz zorganizować szkolenie z obszaru informacji zwrotnej dla swojej firmy, skontaktuj się z nami!

Różne sposoby udzielania feedbacku – jaką metodę feedbacku wybrać?

Definicja informacji zwrotnej znana jest chyba każdemu. Jednak udzielanie konstruktywnego feedbacku może odbywać się za pomocą różnych modeli informacji zwrotnej, takich jak metoda kanapki, metoda SBI, metoda FUKO, metoda START, metoda Gold, czy model feedbacku COIN. 

Każda z tych metod ma swoje zalety i może być dostosowana do różnych sytuacji. Jednak metoda przystankowa zasługuje na szczególną uwagę – szczególnie podczas oceny pracowniczej – ponieważ skutecznie łączy merytoryczną informację zwrotną z empatią i wyczuciem. Dzięki temu udzielanie konstruktywnego feedbacku staje się bardziej przemyślane i dostosowane do potrzeb odbiorcy. 

Ważne jest, by nie tylko przekazywać negatywny feedback, ale również skupić się na pozytywnych aspektach, które wzmacniają motywację pracowników. Metoda przystankowa pozwala lepiej sformułować informację zwrotną i zbudować zaufanie, co jest kluczowe dla rozwoju zawodowego oraz wzmocnienia komunikacji interpersonalnej. Kiedy osoba otrzymuje informację zwrotną w odpowiednich proporcjach, rośnie jej samoświadomość i chęć do wprowadzania zmian. To podejście sprzyja rozwojowi osobistemu i efektywności zespołów, a także wzmacnia relacje międzyludzkie w pracy. 

Poznaj 10 złotych zasad udzielania informacji zwrotnej – czy stosujesz je w swojej pracy?

Feedback dla pracownika i nie tylko. Metoda przystankowa w przekazywaniu konstruktywnego feedbacku

Metoda przystankowa w przekazywaniu feedbacku pracownikowi to technika, która przypomina podróż autobusem z przystanku na przystanek. Każdy przystanek symbolizuje kolejny krok w procesie przekazywania informacji zwrotnej. Kiedy udzielamy feedbacku, musimy przechodzić przez te “przystanki”, upewniając się, że przekazujemy merytoryczną informację zwrotną w sposób jasny i przemyślany. Podróż zaczyna się od przygotowania – określamy, jakie elementy wymagają uwagi, zarówno jeśli chodzi o pozytywny feedback, jak i konstruktywną krytykę. Następnie, na każdym kolejnym etapie, budujemy relacje, przekazujemy konstruktywny feedback i dostosowujemy komunikację do odbiorcy. 

feedback

Kluczowe jest, aby sformułować informację zwrotną w sposób zrozumiały, niezależnie czy przekazujemy negatywny feedback czy pochwałę. Metoda przystankowa pozwala na lepsze zarządzanie wydajnością, motywację pracowników oraz rozwój osobisty. Z czasem, dzięki takiej formie przekazywania konstruktywnej informacji zwrotnej, kultura feedbacku w organizacji się rozwija, a efektywność zespołów rośnie.

Przystanek pierwszy – Dlaczego warto tworzyć kulturę feedbacku i pytać o rozmowę feedbackową?

Pierwszy etap to zaproszenie do udzielania konstruktywnej informacji. Zgodnie z zasadami, robimy to na osobności i jasno informujemy, o czym chcemy porozmawiać. Nie każdy jest gotowy, aby od razu otrzymać negatywny feedback, a konstruktywna krytyka bywa ciężka do przełknięcia. Dlatego informacja zwrotna powinna zaczynać się od zapytania rozmówcy o to, czy jest otwarty na jej przyjęcie. Potwierdzamy, czy jest zainteresowany rozmową. Może się zgodzić, wyrazić wątpliwości lub odmówić, a każda odpowiedź daje nam ważną informację.

  • Jeśli się zgodzi, ustalamy termin i miejsce rozmowy.
  • W przypadku obaw możemy wyjaśnić, co chcemy osiągnąć i jakie będą korzyści.
  • Jeśli ktoś odmawia, warto zrozumieć, dlaczego i co za tym stoi.

Pytanie o zgodę zwiększa szanse na otwartość i efektywność rozmowy. Choć w wielu firmach konstruktywne udzielanie feedbacku jest naturalnym elementem współpracy, w innych może budzić opór. Udzielanie go bez zapowiedzi może być odebrane jako atak. Dlatego zawsze warto pytać.

Przykłady komunikatów:

  • „Adam, co Ty na to, żebyśmy omówili ostatni projekt? Chciałbym Ci udzielić konstruktywnej informacji zwrotnej”.
  • „Mam sugestie odnośnie produktu. Czy możemy o tym porozmawiać?”

Takie pytanie powinno być otwarte, zadane na osobności, a jeśli pojawią się dodatkowe pytania, możemy krótko wyjaśnić nasze intencje.

Przystanek drugi – Przełamywanie barier i budowanie zaufania wpływa na emocje podczas feedbacku

Kiedy jesteśmy gotowi do rozmowy, osoba udzielająca feedbacku powinna wyrazić szczerość, otwartość i dobre intencje. Naszym celem jest, aby druga strona otworzyła się na to, co mamy do powiedzenia i postrzegała nas jako sojusznika. Ważne jest, aby jasno przedstawić cel rozmowy i pokazać, że jesteśmy po jej stronie, budując atmosferę komfortu i zaufania. Szczególnie wtedy, gdy rozmowa ma odbywać się jako badanie 360 czy w ramach oceny pracowniczej.

Przykłady komunikatów:

  • „Aniu, chciałbym, aby nasza rozmowa pomogła usprawnić współpracę i lepiej się rozumieć, pracując zdalnie”.
  • „Tomku, mam kilka wskazówek po Twojej prezentacji, które mogą Ci się przydać”.
  • „Małgosiu, chcę podzielić się obserwacjami po spotkaniu z klientem, bo zależy mi na współpracy z Tobą”.

Chodzi o to, aby nasz feedback służył wspólnemu celowi. Nawet w trudnych sytuacjach liczy się rezultat – udzielenie wsparcia i wywarcie pozytywnego wpływu. Nie spieszmy się z rozmową i nie przechodźmy dalej, dopóki nie przekonamy rozmówcy do naszych intencji.

Przykłady:

  • „Marcin, podsumujmy, co można zrobić lepiej w przyszłości”.
  • „Agnieszka, chcę Cię wesprzeć w tej sytuacji, dlatego zależało mi na tej rozmowie”.

Obserwujmy reakcje i jeśli widzimy gotowość, możemy przejść do kolejnego etapu rozmowy.

postawa asertywna

 

Przystanek trzeci – Rozmowa feedbackowa jako wspólny proces i budowanie kultury feedbacku

Warto zweryfikować punkt widzenia naszego rozmówcy, zanim przejdziemy do sedna. Dajemy w pierwszej kolejności wypowiedzieć się osobie, która za chwilę ma konstruktywną informację zwrotną otrzymać i próbujemy zrozumieć jej perspektywę. Możemy zadawać dodatkowe pytania, ale najważniejsze, żebyśmy naprawdę okazali zainteresowanie czyjąś opinią. Świetną praktyką jest notowanie sobie tego, co mówi druga osoba. Raz, że dajemy jej w ten sposób do zrozumienia, że słuchamy, a dwa, że za moment łatwiej będzie nam się do tego odnieść.

Po co to robimy? Umiejętność udzielania feedbacku podkreśla wartość dialogu. Udzielanie informacji zwrotnej nie ma być monologiem, tylko rozmową. Jeśli zaczniemy od próby zrozumienia tego, jak widziała daną sytuację druga osoba, to dajemy jej do zrozumienia, że:

  • Po pierwsze, bierzemy jej punkt widzenia pod uwagę.
  • Po drugie, dajemy jej szansę wyjaśnienia tego, co poszło nie tak.
  • Po trzecie, osoba, z którą rozmawiamy, będzie czuła się wysłuchana i bardziej zrozumiana.
  • Po czwarte stwarzamy możliwość, aby za chwilę odnieść się do tego, co usłyszeliśmy.
  • Po piąte, to doskonały moment, aby porozmawiać o tym, czego nie będziemy oceniać, ani brać pod uwagę. 

Warto skupić na doprecyzowaniu, czy dopytywaniu o to, co ma na myśli strona mająca przyjąć od nas negatywną informację zwrotną. Podejmijmy ten wysiłek i dajmy sobie na to przestrzeń, aby tę rozmowę efektywnie poprowadzić. Powstrzymajmy się jeszcze chwilę przed naszymi uwagami i skupmy na aktywnym słuchaniu. Nie wchodźmy jeszcze w dyskusje, nie próbujmy niczego udowadniać, ani czemuś zaprzeczać.

Przystanek czwarty – Pozytywny feedback jako wstęp do przekazywania informacji zwrotnej

Na tym przystanku zaczynamy naszą wypowiedź. Najlepiej rozpocząć ją od czegoś pozytywnego. Nie musimy się silić na jakieś komplementy. Definicja informacji zwrotnej nie zakłada nieszczerych pochlebstw. Udzielając feedbacku pracownikowi postarajmy się dobrać cokolwiek, co było dobre lub autentycznie coś, co uznajemy za sukces drugiej strony na tle danego tematu, który chcemy w ramach feedbacku podjąć. Niech to nie będą puste frazesy, tylko przykład czegoś, co zrobiło na nas wrażenie, albo z czym świetnie sobie ktoś poradził.

  • „Beata, przechodząc do rzeczy, to chciałbym tylko na wstępie podkreślić, że doceniam Twój punkt widzenia i samo zaangażowanie, a także czas, jaki poświęciłaś na sporządzenie tego raportu”.
  • „Konrad, zauważyłem, że Twoje umiejętności analityczne naprawdę wyróżniają się na tle zespołu. Potrafisz z łatwością przenikać przez skomplikowane dane i wyłuskiwać najważniejsze informacje, co jest niewątpliwie dużym atutem”.
  • „Ula, muszę powiedzieć, że twoja kreatywność jest naprawdę godna podziwu. Zawsze zaskakujesz wszystkich dookoła świeżymi pomysłami, które wnoszą dużo wartości do realizowanych przez zespół projektów”.

Pamiętaj, aby był to komplement, który zachęci do dalszej rozmowy.

Przystanek piąty – Jak dawać feedback? Dobra informacja zwrotna często oznacza, że mniej znaczy więcej

Przechodzimy do meritum – udzielania konstruktywnego feedbacku. Kluczowe jest zadbanie o odpowiednie proporcje i formę, by dotrzeć do rozmówcy, nie zniechęcając go. Skupmy się na trzech wątkach wymagających poprawy i trzech pozytywnych przykładach.

Metoda kanapki jako rodzaj feedbacku to uproszczenie – istotniejsze są proporcje dostosowane do sytuacji. Jeśli rozmówca dobrze reaguje, kontynuujemy. Jeśli widzimy zdenerwowanie lub postawę obronną, warto zrobić pauzę i skupić się na pozytywach, zwłaszcza w przypadku osób o niskiej pewności siebie.

Informacja zwrotna powinna być możliwa do zaakceptowania. Każdy ma inną zdolność przyjmowania feedbacku, dlatego warto zacząć od priorytetów. Nie zasypujmy kogoś nadmiarem uwag, bo może się poddać. W niektórych przypadkach rozmowa o feedbacku może być szybka i konkretna, zwłaszcza dla osób, które jej oczekują.

Przystanek szósty – Jak przekazywać feedback w pracy? Daj wskazówki i źródła pomocy

Przystankiem szóstym będą dla nas odpowiednie przykłady i źródła, z których dana osoba może korzystać, aby nad czymś popracować. Skuteczne informacje zwrotne powinny wskazywać kierunek do rozwoju. Przedstawmy, po co może sięgnąć, aby skorzystać z odpowiedniej pomocy i rzeczywiście osiągnąć w danym zakresie jakieś rezultaty. To pomoże jej udźwignąć to, o czym była rozmowa. Mogą to być polecane przez nas książki, publikacje, artykuły, filmy na YouTube albo po prostu ludzie, do których możemy ją pokierować. Możemy też sięgnąć po jakieś ćwiczenia bądź zadania, jakie ma wykonać, aby coś lepiej się utrwaliło czy też, aby wyrobić właściwe nawyki. Takie podejście sprawdzi się gdy chcemy przekazywać negatywny feedback, ale także podczas przekazywania pozytywnego feedbacku pracownikowi.

Istotne jest to, aby osoba otrzymująca feedback chciała z nami na ten szósty przystanek dojechać. To mają być sugestie rozwojowe, propozycje, czy też wskazówki, jakie przychodzą nam do głowy. To też świetny moment, żeby wybadać motywację tej osoby po tym, co od nas usłyszała. Być może ma jakieś swoje własne pomysły na to, co mogłaby zmienić, albo gdzie zasięgnąć porady. Udzielanie konstruktywnej informacji dodaje motywacji. Możemy pomóc rozmówcy sporządzić jakiś plan albo zaprosić ją, aby zrobiła to we własnym zakresie i z nim do nas wróciła. To bardzo ważne z punktu widzenia tego, aby sprawdzić, co ostatecznie do niej dotarło, a co zostało puszczone mimo uszu.

Kiedy szkolenie z feedbacku to dobry pomysł?

Szkolenie z feedbacku w firmie to dobry pomysł, kiedy zauważamy, że komunikacja informacji zwrotnej jest nieefektywna lub gdy przekazywanie konstruktywnego feedbacku sprawia trudność. Jeśli pracownicy mają problem z udzielaniem konstruktywnej informacji, a feedback jest traktowany jedynie jako negatywna informacja zwrotna, to znak, że potrzebne są zmiany. 

Wprowadzenie szkoleń pomaga w zrozumieniu, jak przekazywać zarówno pozytywny feedback, jak i konstruktywną krytykę. Dzięki temu kultura feedbacku w firmie się rozwija, a osoby udzielające feedbacku uczą się, jak sformułować informację zwrotną w sposób, który wspiera rozwój zawodowy i osobisty pracowników. Skuteczne szkolenia z feedbacku mogą także wzmocnić motywację pracowników, poprawić relacje międzyludzkie oraz przyczynić się do większej efektywności zespołów, ponieważ wszyscy lepiej rozumieją, jak udzielanie i otrzymywanie feedbacku może wspierać rozwój firmy.

 

Dlaczego feedback jest ważny? Podsumowanie metody przystankowej w udzielaniu feedbacku

Metoda przystankowa to skuteczna technika przekazywania informacji zwrotnej, która opiera się na podziale rozmowy na konkretne etapy, przypominające podróż autobusem. Na każdym “przystanku” zatrzymujemy się, aby przemyśleć kolejne kroki. Przekazywanie konstruktywnego feedbacku w taki sposób pozwala na budowanie relacji i motywowanie pracowników, zwracając uwagę na pozytywne aspekty ich pracy. Kluczowe jest, aby przykład informacji zwrotnej był zrozumiały i dostosowany do potrzeb odbiorcy, a osoba udzielająca feedbacku kierowała się empatią. Metoda ta unika uproszczeń, takich jak metoda kanapki, zamiast tego skupiając się na proporcjach między pozytywnym a konstruktywnym feedbackiem. 

Jak podkreśla Michał Łęgowski – założyciel TrainBrain.pl: Dzięki przystankowej strukturze osoba otrzymująca feedback ma czas na refleksję, co sprzyja rozwojowi osobistemu i efektywności zespołów.

Ostatecznie, metoda przystankowa wspiera rozwój kultury feedbacku w organizacji, przyczyniając się do lepszego zarządzania wydajnością oraz motywacji pracowników. Jeżeli chcesz poznać dobre praktyki, jakimi powinna cechować się konstruktywna krytyka oraz umiejętność udzielania feedbacku, zapraszamy na nasze szkolenia z feedbacku dla organizacji.

darmowa-konsultacja
Kompetencyjnie

Kompetencyjnie

Kompetencyjnie, czyli rzeczowo o umiejętnościach miękkich! Podcast związany z przywództwem, zarządzaniem, psychologią biznesu, sprzedażą czy obsługą klienta. Publikowane treści skierowane są do biznesowych praktyków, liderów, HR-owców, przedsiębiorców i branżowych ekspertów, a także wszystkich tych którzy wiedzą, że dzisiaj kompetencje to podstawa.

Sprawdź pozostałe artykuły