Jak rozpoznać i przeciwdziałać mikrozarządzaniu w pracy zespołowej?
Zastanawiasz się, co to jest mikrozarządzanie i jak można sobie radzić z tym zjawiskiem? W poprzednim artykule szczegółowo omówiliśmy przyczyny i negatywne skutki micromanagementu. Tym razem skupimy się na skutecznych sposobach przeciwdziałania i radzenia sobie z tym problemem w firmie. Jeśli chcesz poznać przykłady mikrozarządzania i sposoby przeciwdziałania temu zjawisku, jesteś na odpowiedniej stronie.
Informacje, które znajdziesz poniżej, zostały przygotowane na podstawie odcinka podcastu na kanale Kompetencyjnie, tworzonego pod patronatem TrainBrain.
Jak rozpoznać mikrozarządzanie i co to oznacza?
Rozpoznanie mikrozarządzania w firmie może być kluczowe dla poprawy atmosfery i efektywności pracy. Jednym z sygnałów ostrzegawczych jest niewspółmierna potrzeba kontroli pracowników. Baczny dozór wyników pracy, w którym menedżer lub inny współpracownik nieustannie sprawdza każdy krok i stan wykonywanych zadań. Innym przykładem może być sytuacja, w której pracownicy odczuwają brak autonomii – ich decyzje są regularnie podważane, a każda inicjatywa wymaga szczegółowej aprobaty menedżera. Kolejnym znakiem jest brak zaufania, który przejawia się w dużej kontroli pracowników, stając się przyczyną frustracji w pracy, rotacji pracowników i spadku morale.
Aby lepiej zrozumieć, czy w twojej organizacji występuje mikrozarządzanie, zachęcamy do skorzystania z darmowej checklisty, którą możesz pobrać poniżej. Dzięki niej łatwiej zidentyfikujesz symptomy tego zjawiska i podejmiesz odpowiednie kroki, by je wyeliminować.
Nadmierna kontrola menedżera – jakie są przyczyny mikrozarządzania i jak przezwyciężyć mikrozarządzanie w pracy?
Wszystko mam pod kontrolą!
Bardzo często mikromenedżerzy wierzą, że sprawowanie nad wszystkim całkowitej kontroli zapewni zwiększoną efektywność i kontrolę jakości. Z perspektywy krótkofalowej może to działać, ale na dłuższą metę prowadzi do negatywnych skutków mikrozarządzania. Kontrola zadań pracowników w nadmiernym stopniu upośledza ich samodzielność i kreatywność. W rezultacie staje się przyczyną demotywacji w pracy i wpływa destrukcyjnie na wyniki pracy zespołu. Gdy osoba mikrozarządzająca wypali się zawodowo, współpracownicy mogą być nieprzygotowani do działania bez jej stałego nadzoru.
Umiejętne zarządzanie zespołem to coś więcej niż baczne śledzenie efektów pracy czy mierniki efektywności (KPI). Dajmy sobie przestrzeń na popełnianie błędów i utratę kontroli tam, gdzie możemy sobie na to pozwolić. Nie bez powodu powiada się, że najszybciej uczymy się na własnych błędach. Jeśli nie ma na to przyzwolenia, to proces uczenia się będzie wolniejszy lub wręcz nieskuteczny.
Beze mnie firma upadnie
A co w sytuacji, w której manager czuje, że jedynie ciągła kontrola wyników pracy i stosowanie mikrozarządzania, są tym co utrzymuje tę firmę na powierzchni? Pomocnym rozwiązaniem może okazać się czasowe wyłączenie osoby mikrozarządzającej z codziennych działań, aby sprawdzić, jak firma funkcjonuje bez jej ciągłego zaangażowania. Taki krok pozwala ocenić, czy wyeliminowanie mikromenedżera nie sparaliżuje efektywności pracy, nie wpłynie na mierniki efektywności (KPI) oraz czy przydzielanie zadań i postępy prac zespołu będą nadal działały bez jej udziału. To również doskonały test dla mikromenedżera, który może zdać sobie sprawę, że świat nie zatrzymuje się bez jego stałej obecności, a członkowie zespołu potrafią samodzielnie realizować zadania powierzane pracownikom.
Taka sytuacja może pomóc osobie mikrozarządzającej zrozumieć, że przeciążenie pracą, branie na swoje barki wszystkich obowiązków, analizowanie każdego problemu, kontrola zadań pracowników na każdym kroku, a nawet wyręczanie innych w ich pracy, w rzeczywistości zniechęca pracowników do samodzielnego myślenia i stanowi jedną z ważniejszych przyczyn braku autonomii. Mikrozarządzanie nie sprzyja ani kreatywności w pracy, ani innowacjom, ani budowaniu zaangażowania, ani współpracy w zespole. Wręcz przeciwnie, takie podejście może prowadzić do przyczyn frustracji w pracy lub stać się przyczyną wypalenia zawodowego, zarówno u mikromenedżera, jak i jego teamu. Zwiększona kontrola i taki styl zarządzania często powodują, że praca pracowników staje się mniej efektywna, co z kolei może prowadzić do spadku morale i braku zaufania do przełożonego.
Przeprowadzenie takiego eksperymentu może więc przynieść korzyści nie tylko dla pracy zespołowej, ale również dla osoby mikrozarządzającej, pomagając jej zobaczyć, jak destrukcyjne mogą być skutki stosowania mikrozarządzania.
Nie wiem, co robić! Ciągle muszę go kontrolować!
O kim mowa w tym punkcie? O osobach biernych lub reaktywnych, które do podjęcia działania zawsze potrzebują decyzji lidera, wszystko muszą skonsultować, albo wręcz oczekują od menedżera lub menedżerki że ten/ta wskaże im dokładnie, jak mają wykonywać swoją pracę. Taki układ jest dysfunkcyjny i stanowi jedną z głównych przyczyn frustracji w pracy oraz przyczyn obniżonej wydajności. Pamiętaj, że nie dotyczy to osób, które stawiają pierwsze kroki na danym stanowisku, bądź którym brakuje doświadczenia. Mówimy tutaj o osobach, które po kilkunastu miesiącach, czy nawet latach nie potrafią wychodzić już z żadną inicjatywą, albo nie wykażą się niczym więcej ponadto, co dokładnie wskazano im do zrobienia paluchem. W takim układzie zadania powierzane pracownikom i kontrola postępów prac stają się elementami zwalniającymi pracowników z przejmowania na siebie odpowiedzialności za przydzielone zadania i stają się przyczyną braku zaangażowania.
Masz dwa wyjścia z takiej sytuacji – powinieneś jak najszybciej uciąć taką współpracę lub zdecydować się na plan naprawczy. Jaki powinien być plan naprawczy?
- właściwie zakomunikowany,
- konkretny,
- wieloetapowy,
- negocjowalny,
- konsekwentny,
- wspierający,
- deklaratywny,
- monitorowany w czasie,
- uznawany przez obie strony.
W praktyce zaczyna się on od pierwszego spotkania, na którym negocjuje się cele naprawcze z daną osobą, a także przedstawia pełen obraz sytuacji. Plan naprawczy jest mocno związany z feedbackiem i byciem konsekwentnym w działaniu. Daje szanse obu stronom na poprawę sytuacji i wreszcie na rozwój, zamiast stagnację.
Mikrozarządzanie w pracy – wskazówki, które pomogą Ci rozwiązać problem
Zacznijmy od czterech uniwersalnych wskazówek, które pomogą zidentyfikować i ograniczyć stosowanie mikrozarządzania. Każdą z tych wskazówek możesz zastosować w swojej firmie, aby poprawić swój styl zarządzania, atmosferę w pracy, motywację wewnętrzną i współpracę w zespole.
Wskazówka 1 – Ustal jakiej swobody oczekuje od Ciebie drugi człowiek.
Budowanie relacji opartych na zaufaniu i wzajemnym zrozumieniu to podstawa, aby uniknąć negatywnych skutków mikrozarządzania. Zadaj pytania dotyczące kontroli postępów prac i delegowania zadań, aby uniknąć nieporozumień. Jasna komunikacja pomoże zredukować nadmierną kontrolę i skłonność do mikrozarządzania.
Skorzystaj z poniższej listy pytań, aby lepiej zrozumieć oczekiwania i potrzeby swojego zespołu:
- Jakiego wsparcia potrzebujesz ode mnie?
- W jaki sposób będziemy sprawdzać, jak nam idzie?
- Co będziemy konsultować pomiędzy sobą?
- O czym powinniśmy się informować i na jakich warunkach?
- W jakich sprawach powinniśmy pytać się o zgodę?
- O czym będziemy decydować samodzielnie i w jakim zakresie?
- Jak chcemy udzielać sobie wzajemnie informacji zwrotnej?
Pamiętaj, że te pytania dotyczą również Ciebie. Przygotuj się do takiej rozmowy i zastanów się, jakie podejście jesteś w stanie zaproponować. Dzięki temu zbudujesz relacje oparte na zaufaniu, co pozwoli zminimalizować skutki stosowania mikrozarządzania.
Jeśli jesteś w sytuacji, że to Twój przełożony jest jednym z tych mikrozarządzających, podziel się z nim swoimi obserwacjami i propozycjami dotyczącymi rozwoju pracownika. Pokaż, że jesteś gotów do podejmowania odpowiedzialności, ale potrzebujesz do tego przestrzeni i samodzielności. Wyjdź z inicjatywą, co może znacząco poprawić Twoją sytuację.
Menedżerze, wykorzystaj pytania kartezjańskie do rozwoju swojego stylu zarządzania. Sprawdź artykuł: Jakie zastosowanie mają pytania kartezjańskie?
Wskazówka 2 – Zidentyfikujcie nieproduktywne zachowania, których byliście świadkami.
Zaproś swoich współpracowników do wspólnej identyfikacji przykładów mikrozarządzania, które wpływają negatywnie na efektywność pracy. Możesz podzielić tablicę na dwie kolumny: w jednej wypiszcie sytuacje, które przychodzą Wam do głowy, a w drugiej – wnioski z ich analizy. Przeanalizujcie sytuacje, w których zwiększona kontrola zadań lub nadzór nad pracownikami prowadziły do spadku morale lub przyczyn demotywacji w pracy.
Oto kilka obszarów, którym warto się przyjrzeć:
- Sytuacje, w których poświęcaliście zbyt dużo uwagi nieistotnym sprawom.
- Korespondencja lub spotkania, w których uczestniczyło zbyt wiele osób, co prowadziło do marnowania czasu.
- Kontrola postępów prac, gdzie decyzje były opóźniane z powodu zbyt wielu osób zaangażowanych w proces.
- Tendencje do wyręczania innych lub kilkukrotnej kontroli tych samych zadań z powodu braku zaufania.
Najważniejsze jest przerwanie ciągu powtarzalnych zachowań, które prowadzą do konsekwencji mikrozarządzania. Im więcej razy złapiesz się za głowę, analizując te sytuacje, tym lepiej – samoświadomość to pierwszy krok do zmiany.
Wskazówka 3 – Deleguj zadania w oparciu o warunki brzegowe.
Nie dyktuj innym, jak mają wykonywać swoją pracę, ale skoncentruj się na oczekiwanym efekcie końcowym. Sprecyzowanie swoich oczekiwań jest kluczowe, ponieważ gdy przydzielanie zadań opiera się na jasno określonych kryteriach, nie ma potrzeby ciągłego nadzoru nad pracownikami. Kontrola zadań pracowników powinna być oparta na wyznaczonych ramach, które definiują, co jest do osiągnięcia, bez konieczności nadmiernego kierowania każdą czynnością.
Warunki brzegowe mogą być wyznaczane na bazie konkretnych punktów odniesienia. Na przykład, jeśli zlecasz przygotowanie prezentacji, określ, ile ma trwać i ile maksymalnie slajdów powinna zawierać. Taki styl zarządzania pozwala uniknąć zwiększonej kontroli, a jednocześnie zwiększoną efektywność w realizacji zadań.
Warto pamiętać, że delegowanie zadań może być łatwiejsze, jeśli opracowaliśmy wcześniej pakiet wytycznych lub procedur, do których możemy się odnieść. Taka praktyka usprawnia komunikację w zespole i pozwala uniknąć niepotrzebnych powtórzeń, gdy każdy wie, jakie są oczekiwania.
Jeśli zadanie jest unikatowe lub wykonywane po raz pierwszy, szczegółowe kryteria muszą być jasno określone. Dobrym rozwiązaniem jest poproszenie osoby, której delegujemy zadanie, aby sama zaproponowała kryteria, których chciałaby się trzymać. Taki proces uczenia się i umiejętne zarządzanie zespołem, szybko przynosi rezultaty i pozwala unikać przyczyn obniżonej wydajności. To dlatego, jeśli ktoś deleguje nam zadanie, powinniśmy zadbać o to, by kryteria były jasno sprecyzowane.
Wskazówka 4 – Jak pokonać negatywne skutki micromanagementu w starożytnym stylu?
W Imperium Rzymskim w czasach pryncypatu funkcjonował tzw. tytuł Primus inter pares, który oznacza „pierwszy wśród równych sobie”. Określał osobę, która posiadała pewien autorytet wśród pozostałych członków grupy. Nieczęsto był on związany z daną osobą tylko przez pewien czas, aby uniknąć ewentualnej utraty kontroli.
Podobne podejście możemy zastosować w naszych spotkaniach wewnętrznych, zespołowych czy biznesowych, aby uniknąć negatywnych skutków mikrozarządzania. Aby zminimalizować nadmierny nadzór nad pracownikami i konflikty interpersonalne. możemy podzielić spotkanie na części, przypisując każdemu członkowi zespołu odpowiedzialność za konkretny segment. Dzięki temu odpowiedzialność zostaje równomiernie rozłożona co zmniejsza ryzyko nadmiernej kontroli.
Ten eksperyment pozwala osobie, która zazwyczaj praktykuje mikrozarządzanie, zdjąć z siebie presję ciągłego kontrolowania i umożliwia jej wcielenie się w inną rolę – uczestnika dyskusji. Tymczasem inni członkowie zespołu zyskują większą autonomię i możliwość przejęcia odpowiedzialności za realizację zadań w ich obszarze pracy. Taki podział obowiązków sprzyja efektywności pracy oraz wzmacnia zaufanie w zespole, jednocześnie zapobiegając przyczynom stagnacji w pracy czy przeciążeniu pracą.
Podsumowanie – Jak radzić sobie z mikrozarządzaniem?
Mikrozarządzanie może dotyczyć nie tylko osób na stanowiskach liderskich, ale każdego z nas, na każdym szczeblu organizacji. Wszędzie tam, gdzie pracujemy w zespołach lub jesteśmy częścią większego procesu, istnieje ryzyko pojawienia się negatywnych skutków mikrozarządzania.
Kompetencyjnie
Kompetencyjnie, czyli rzeczowo o umiejętnościach miękkich! Podcast związany z przywództwem, zarządzaniem, psychologią biznesu, sprzedażą czy obsługą klienta. Publikowane treści skierowane są do biznesowych praktyków, liderów, HR-owców, przedsiębiorców i branżowych ekspertów, a także wszystkich tych którzy wiedzą, że dzisiaj kompetencje to podstawa.
