Do czego prowadzi micromanagement? – przyczyny i skutki nadmiernej kontroli

Do czego prowadzi micromanagement?

Wszelkie informacje, które tutaj znajdziesz, zostały przygotowane na podstawie odcinka na kanale Kompetencyjnie, który funkcjonuje pod patronatem TrainBrain.

Kogo dotyczy micromanagement?

Jeśli myślisz, że temat mikrozarządzania dotyczy tylko osób, które pełnią funkcje liderskie lub przywódcze, to jesteś w błędzie. Wiedza o tym, czym jest mikrozarządzanie przyda się tym, którzy są aktywni zawodowo i pracują w zespole albo z innymi ludźmi, od których pracy są na swój sposób uzależnieni. Wynika to z tego, że tendencję do mikrozarządzania może mieć każdy, nawet osoby niebędące na stanowiskach kierowniczych lub menedżerskich. Pracując w zespole nad jakimś projektem, mamy wpływ na workflow, czyli na to, jak ta współpraca przebiega. Tym samym, jeśli ktoś dopuszcza się mikrozarządzania, to niesie ze sobą różne konsekwencje.

W tym materiale chcę omówić samo zjawisko, koncentrując się na jego przyczynach i skutkach. W opisie podcastu znajdziesz listę wybranych źródeł, z którymi warto się zapoznać, aby lepiej zrozumieć temat. Dodatkowo przygotowałem dla Ciebie checklistę z symptomami mikrozarządzania, która pomoże Ci samodzielnie sprawdzić, czy w Twoim otoczeniu zawodowym masz do czynienia właśnie z micromanagementem.

Na czym polega mikrozarządzanie?

Micromanagement jako termin w literaturze pojawił się na przestrzeni lat 70. i 80. ubiegłego wieku. Jego pochodzenie jest prawdopodobnie związane z rosnącą świadomością roli, jaką pełni kultura organizacyjna i tym, jak duże znaczenie dla efektywności ma praca zespołowa. Dynamiczny wzrost publikacji i zainteresowania tematyką z obszaru przywództwa spowodował, że terminologia mikrozarządzania przeszła do codzienności języka biznesowego.

Najczęściej mówimy o tym zjawisku w negatywnym kontekście i tak też, będzie tym razem, bowiem micromanagement zazwyczaj wskazuje na brak lub ograniczone zaufanie do innych. Charakteryzuje się np. nazbyt drobiazgowym śledzeniem zadań realizowanych przez innych, czy też przesadnym wtrącaniem się w nie swoje sprawy. Zaczyna dochodzić do konfliktów. Wiele spraw staje na ostrzu noża albo – co gorsza – osoby z otoczenia, zaczynają akceptować taki stan rzeczy. Dochodzi, wtedy do dysfunkcji na poziomie pracy zespołowej. Ograniczana jest samodzielność pracowników, a już w skrajnym przypadku do tak zwanego w świecie psychologów zjawiska wyuczonej bezradności, które polega na znacząco ograniczonej sprawczości danej osoby. W podanych przeze mnie źródłach odnajdziesz publikacje Martina Seligmana, który dokładniej przybliża zjawisko wyuczonej bezradności.

Kontrolowanie ≠ monitorowanie

Kontrolowanie przypomina bardziej rewizję, inspekcję czy sprawdzanie stanu pożądanego, natomiast monitorowanie w mojej opinii przypomina doglądanie, czy trzymanie ręki na pulsie. Pomijając niuanse językowe, to warto zapamiętać, że nadmierna kontrola wyczerpuje nasze zasoby. Czas pracy nie jest z gumy. Jest też kosztowny. Dlatego jeśli nie robimy tego, co potrzeba, to marnotrawimy swój potencjał. Nie jesteśmy w stanie kontrolować wszystkiego i wszystkich.

Kiedy kontrolowanie jest przydatne?

Nie. Teoria przywództwa sytuacyjnego mówi, że kontrola jest niezbędna na przykład na wczesnym etapie rozwoju pracownika. Najlepszym dowodem jest proces onboardingu. Nie oczekujemy, że nowy pracownik rozwinie skrzydła w pierwszych dniach swojej pracy. Potrzebuje na to czasu, a my musimy go z początku poinstruować, jak ma wykonywać swoje zadania oraz sprawdzać, jak mu to wychodzi. Regularna kontrola postępów nowego pracownika, pozwoli też nam ocenić jego rozwój i udzielić mu informacji zwrotnej. Z czasem taki pracownik zacznie być coraz bardziej samodzielny, a my już nie będziemy musieli go kontrolować, tylko monitorować pracę i udzielać w razie potrzeby wsparcia. Jeśli zainteresował Cię ten temat, koniecznie zajrzyj do źródeł dotyczących faz rozwoju pracownika.

Kto potrzebuje mikrozarządzania?

Może zdarzyło Ci się pracować z osobą, która pomimo dobrego onboardingu i poświęcenia jej ogromu czasu, dalej nie potrafiła być w pełni samodzielna? To właśnie te osoby potrzebują mikrozarządzania. Dlaczego? Trochę tu winię nasz system edukacji, który opiera się głównie na testach, kluczach poprawnych odpowiedzi, wykonywaniu sztywno poleceń, a nie na samodzielnym myśleniu. Niektórzy nie potrafią latami uwolnić się z takiej reaktywnej postawy. W przypadku takich pracowników jak najbardziej korzystamy z mikrozarządzania, ale jednak na krótką metę. Długofalowo może doprowadzić to do frustracji obu stron. Najlepszym sposobem jest opracowanie planu, jak taką osobę usamodzielnić lub przekierować tam, gdzie nie będzie wymagać naszego zaangażowania.

Przyczyny i skutki mikrozarządzania

Przykład 1

Zgłosił się do mnie dyrektor produkcji, który był zmuszony podejmować decyzje nieadekwatne dla jego szczebla zarządzania. Jego pracownicy mieli dwie lewe ręce i przychodzili do niego z każdą najmniejszą sprawą. Nietrudno sobie wyobrazić, że nie miał on czasu na poważne tematy, bo ciągle miał na głowie zadania, za które odpowiedzialni byli inni. Co jest najgorsze w tej sytuacji? Pracownicy już przyzwyczaili się do takiego stanu rzeczy. Dla wszystkich było to oczywiste, że decyzje podejmuje tylko dyrektor.

Niełatwo było wyjść z takiego systemu „pracy”. Ryba psuje się od głowy, dlatego to właśnie na wyższym poziomie zaczęły się zmiany. Jakie błędy popełnił dyrektor? Ciągle w głowie miał myśli, które „mówiły” mu, że jak czegoś nie dopilnuje osobiście, to zadanie nie zostanie wykonane. W tym momencie cofniemy się o kilka lat. Parę lat wcześniej ów dyrektor musiał zwolnić kierownika, który był niesamodzielny, ale to właśnie przez pryzmat tych doświadczeń zaczął on ograniczać swobodę wszystkich dookoła. Dochodzimy tu do clou sprawy – doświadczenie życiowe i uprzedzenia. To właśnie uprzedzenia potrafią narobić wiele szkód, a tego typu sytuacja jak powyższa może rozwinąć w nas niekorzystne nawyki, względem których będziemy mierzyć wszystkich jedną miarą.

Przykład 2

Problem miała project managerka, która czuła, że współpracowniczka na podobnym stanowisku ciągle miesza się w jej kompetencje. Sytuacja zaczęła się od przepytywania o różne zadania czy terminy, jakby współpracowniczka chciała się upewnić, że wszystko zostało należycie zrobione. „Upewniała się” codziennie, po kilka razy. Problem powiększał się, bo koleżanka zaczęła pojawiać się na wszystkich spotkaniach prowadzących przez project managerkę. Kiedy zaczęliśmy wyjaśniać tę sytuację, to szybko okazało się, że wynika to z osobistych lęków przed utratą władzy czy strefy wpływu u tej osoby. Ten mikromenedżer, o którym mowa bardzo mocno utożsamiał się ze swoją rolą, do tego stopnia, że nie potrafił odpuścić w żadnym wypadku, trzymając się kurczowo tego, co jest mu znane z obawy przed utratą znaczenia, a tym samym pracy.

Jakie są jeszcze przyczyny mikrozarządzania?

Powodów, dla których dopuszczamy się mikromanagementu jest sporo. Większość z nich jest nieuświadomionych, bowiem osoba mikrozarządzająca nie zdaje sobie sprawy z tego, jak postępuje. W większości przypadków nawet będzie wysoce przeświadczona o tym, że jej zachowanie jest właściwe i w sumie to dzięki niej firma osiąga sukces. Nierzadko, kiedy ktoś uważa, że szybciej zrobi coś samemu, aniżeli poświęci dwa razy tyle samo czasu na wytłumaczenie komuś, jak coś należy zrobić. Transfer wiedzy pomiędzy członkami zespołu jest niezbędny a nieodłączną jego częścią jest przekazywanie i omawianie własnych doświadczeń. Nie mówiąc już o przygotowaniu swojego następcy czy o rozwoju zawodowym innych, bo kiedy my jesteśmy na L4, wakacjach albo zmieniamy pracę, to ktoś musi nas zastąpić.

W niektórych przypadkach zakładamy, że ktoś się domyśli, co chcieliśmy powiedzieć lub napisać. Stosujemy wtedy tzw. skróty myślowe, które utrudniają komunikację. Może to wynikać z tego, że sami jesteśmy za bardzo obłożeni własnymi zadaniami, ale to tylko napędza błędne koło. Nie możemy też zapomnieć o perfekcjonizmie, na który ktoś może cierpieć, albo o niskiej skłonności do ryzyka, która koreluje nam z nadmiernym kontrolowaniem innych.

Jakie są skutki mikromanagementu?

Skutki odczujesz i Ty i cała firma. Mikrozarządzanie możemy porównać do wirusa, który będzie się rozprzestrzeniać, dlatego im szybciej go powstrzymamy, tym lepiej dla wszystkich. Towarzyszące temu zjawisku zachowania zniechęcają do działania i podejmowania inicjatywy. Prowadzą do obniżenia morale czy wewnętrznej motywacji. Odbierają jakąkolwiek autonomię i prowadzą do paraliżu decyzyjnego. Ludzie pracujący w firmie, w której powszechny jest mikromanagement szybko nabywają złych nawyków i przyjmują za standard to, że ktoś ich kontroluje. To wygodne, komfortowe i zazwyczaj bezpieczne, kiedy nie musimy za nic brać odpowiedzialności. Długoterminowo mikrozarządzanie może prowadzić do znaczącego obniżenia satysfakcji z pracy, wypalenia zawodowego czy nawet masowych zwolnień. W obszarze zarządzania zasobami ludzkimi funkcjonuje pojęcie wysokiej fluktuacji kadr, kiedy to dochodzi do zwiększonej rotacji pracowników. To dla całej organizacji bardzo kosztowne i związane z czasowym obniżeniem jej produktywności. A jak widać, lista nie kończy się tylko na braku zadowolenia zespołu, bowiem skutki potrafią być dalekosiężne.

Mikrozarządzanie – podsumowanie wniosków

1. Każdy, kto ma jakąś strefę wpływu w organizacji, bądź zespole może wywierać niepotrzebną presję i okazywać destruktywne zachowania, które prowadzą do dysfunkcji, jaką jest micromanagement.
   
2. Ktoś, kto dopuszcza się mikrozarządzania zazwyczaj nie zdaje sobie z tego sprawy. Pozostaje, również w błogiej nieświadomości, z czego to wynika i najprawdopodobniej taka osoba jest przeświadczona o tym, że postępuje właściwie. Jest bohaterem firmy w swoich własnych oczach, a to inni się mylą.
   
3. Jest duża różnica między kontrolowaniem a monitorowaniem, szczególnie kiedy to pierwsze przybiera nadmierną postać. Micromanagement kosztuje czas i pieniądze, a także energię ludzi, którzy mogliby ją spożytkować w istotniejszy dla strategii przedsiębiorstwa sposób.
   
4. Mikrozarządzanie bardzo szybko upośledza funkcjonowanie zespołu, działu lub całej organizacji, dlatego że mało kto ma odwagę podważyć status quo, a my jako ludzie szybko się przyzwyczajamy do tego, jak funkcjonuje kultura organizacyjna w miejscu, w którym pracujemy.
   
5. Mikrozarządzanie to spirala w dół bez dna, która prowadzi do wielu niekorzystnych dla biznesu skutków. Skutki te mogą mieć dalekosiężne konsekwencje, a pozostawione samym sobie, drążą niczym kropla skałę.