Czym jest i do czego prowadzi micromanagement w firmie? Przyczyny i skutki micromanagingu
Micromanagement, choć często usprawiedliwiany troską o jakość i efektywność, staje się cichym sabotażystą w organizacjach. Ten pozornie nieszkodliwy styl zarządzania w rzeczywistości podważa fundamenty zaufania i autonomii w zespole, prowadząc do erozji morale i stagnacji innowacyjnej. W obliczu wyzwań współczesnego rynku firmy muszą zrozumieć, że micromanaging nie tylko tłumi potencjał pracowników, ale także sabotuje długofalowy rozwój organizacji. W niniejszym artykule przyjrzymy się, czego prowadzi micromanagement i dlaczego jest jedną z najbardziej kosztownych pułapek przywództwa.
Informacje, które znajdziesz poniżej, zostały przygotowane na podstawie odcinka podcastu na kanale Kompetencyjnie, tworzonego pod patronatem TrainBrain.
Spis treści:
- Czym jest i do czego prowadzi micromanagement w firmie? Przyczyny i skutki micromanagingu
- Czym jest micromanagement – co to właściwie oznacza?
- Kogo dotyczy micromanagement?
- Kontrolowanie ≠ monitorowanie
- Kiedy kontrolowanie jest przydatne?
- Kiedy micromanagement może być skuteczny?
- Kto potrzebuje mikromanagementu?
- Kiedy unikać micromanagementu?
- Przyczyny micromanagingu
- Jakie są skutki mikromanagementu? – Dlaczego micromanagement nie jest korzystny?
- Micromanaging – zgodzisz się z tym podsumowaniem?
Czym jest micromanagement – co to właściwie oznacza?
Micromanagement jako termin w literaturze pojawił się na przestrzeni lat 70. i 80. ubiegłego wieku. Jego pochodzenie jest prawdopodobnie związane z rosnącą świadomością roli, jaką pełni kultura organizacyjna i tym, jak duże znaczenie dla efektywności ma praca zespołowa. Dynamiczny wzrost publikacji i zainteresowania tematyką z obszaru przywództwa spowodował, że terminologia micromanagingu przeszła do codzienności języka biznesowego.
Najczęściej mówimy o tym zjawisku w negatywnym kontekście i tak też, będzie tym razem, bowiem micromanaging zazwyczaj wskazuje na brak zaufania, co skutkuje nadmierną kontrolą działań pracowników oraz nieustannym nadzorowaniem ich zadań. Charakteryzuje się np. nazbyt drobiazgowym śledzeniem działań realizowanych przez innych, czy też przesadnym wtrącaniem się w nie swoje sprawy. Tego rodzaju podejście często prowadzi do konfliktów i napięć w zespole, co negatywnie wpływa na organizację pracy oraz atmosferę w firmie. Dochodzi, wtedy do dysfunkcji na poziomie pracy zespołowej (Przeczytaj więcej o dysfunkcjach pracy zespołowej – Patrick Lencioni). Ograniczana jest samodzielność pracowników, a już w skrajnym przypadku do tak zwanego w świecie psychologów zjawiska wyuczonej bezradności, które polega na znacząco ograniczonej sprawczości danej osoby.
W artykule na temat Sprawczości zawodowej oraz w podanych przeze mnie źródłach odnajdziesz publikacje Martina Seligmana, który dokładniej przybliża zjawisko wyuczonej bezradności.
Kogo dotyczy micromanagement?
Jeśli myślisz, że temat micromanagementu dotyczy wyłącznie osób pełniących funkcje liderskie lub przywódcze, to jesteś w błędzie. Choroba micromanagementu może pojawić się wszędzie tam, gdzie istnieje potrzeba kontroli pracowników i współpracowników oraz brak zaufania do ich kompetencji. Dotyczy to zarówno menedżerów, jak i osób na niższych stanowiskach, które angażują się w organizację pracy zespołu i mają trudności z delegowaniem zadań pracownikom. W takiej sytuacji praca managera staje się nieefektywna, ponieważ zbyt wiele energii poświęca on na szczegółowy nadzór zamiast na strategiczne kierowanie zespołem.
Kontrolowanie ≠ monitorowanie
Kontrolowanie przypomina bardziej rewizję, inspekcję czy sprawdzanie stanu pożądanego, natomiast monitorowanie to proces przypominający doglądanie, czy trzymanie ręki na pulsie. Kluczowa różnica polega na tym, że kontrolowanie wiąże się z ciągłą potrzebą nadzoru nad pracą pracowników, co może prowadzić do nadmiernego zaangażowania menedżera w szczegóły, które powinny zostać oddelegowane.
Pomijając niuanse językowe, warto zapamiętać, że nadmierna kontrola wyczerpuje nasze zasoby i może wpłynąć negatywnie na efektywność zarządzania zespołem. Czas pracy pracowników i menedżera jest ograniczony i kosztowny. Jeśli menedżer poświęca go na zbędne kontrolowanie, zamiast na wspieranie pracowników i rozwijanie strategii, to marnotrawi potencjał zarówno swój, jak i całego zespołu. Ostatecznie, nie jesteśmy w stanie kontrolować wszystkiego i wszystkich, a nadmierna potrzeba kontroli może ograniczać możliwości pracownikom wykonywać zadania samodzielnie i efektywnie.
Kiedy kontrolowanie jest przydatne?
Nie. Teoria przywództwa sytuacyjnego mówi, że kontrola jest niezbędna na przykład na wczesnym etapie rozwoju pracownika. Najlepszym dowodem jest proces onboardingu. Nie oczekujemy, że nowy pracownik rozwinie skrzydła w pierwszych dniach swojej pracy. Potrzebuje na to czasu, a my musimy go z początku poinstruować, jak ma wykonywać swoje zadania oraz sprawdzać, jak mu to wychodzi. Regularna kontrola postępów nowego pracownika, pozwoli też nam ocenić jego rozwój i udzielić mu informacji zwrotnej. Z czasem taki pracownik zacznie być coraz bardziej samodzielny, a my już nie będziemy musieli go kontrolować, tylko monitorować pracę i udzielać w razie potrzeby wsparcia. Jeśli zainteresował Cię ten temat, koniecznie zajrzyj do źródeł dotyczących faz rozwoju pracownika.
Kiedy micromanagement może być skuteczny?
Teoria przywództwa sytuacyjnego wskazuje, że kontrola może być potrzebna na wczesnym etapie rozwoju pracownika. W procesie onboardingu taki styl zarządzania jest skuteczny, gdyż nowy pracownik potrzebuje jasnych instrukcji i regularnej oceny postępów. Z czasem, gdy zyskuje pewność siebie, menedżer powinien stopniowo delegować zadania pracownikom i przejść od kontroli do monitorowania.
Kluczowe jest, aby pamiętać, że zatrudniamy mądrych ludzi, którym powinniśmy zaufać i dać przestrzeń do samodzielnego działania.
Kto potrzebuje mikromanagementu?
Osoby, które mimo solidnego onboardingu i wsparcia nadal nie potrafią działać samodzielnie, często wymagają micromanagementu. Taki brak zaufania do własnych umiejętności może wynikać z systemu edukacji, który promuje wykonywanie poleceń zamiast samodzielnego myślenia. Choć mikrozarządzanie może być pomocne na początku, długofalowo hamuje rozwój pracownika i może prowadzić do frustracji. Praca managera powinna skupić się na opracowaniu planu, który pomoże takim osobom osiągnąć większą samodzielność lub skierować je na stanowiska, które nie wymagają ciągłego nadzoru.
Kiedy unikać micromanagementu?
Unikaj mikrozarządzania, gdy zespół jest kompetentny i samodzielny. Pozwól pracownikom wykonywać zadania samodzielnie. Nadmierna kontrola w takich warunkach demotywuje i hamuje inicjatywę pracowników. Zamiast tego, zaufaj swojemu zespołowi i skup się na strategicznym wsparciu.
Przyczyny micromanagingu
Sytuacja 1 – micromanagment przykłady
Zgłosił się do mnie dyrektor produkcji, który zmagał się z poważnym problemem – chorobą micromanagementu. Jego brak zaufania do zespołu sprawił, że zamiast delegować zadania pracownikom, osobiście podejmował decyzje, które powinny należeć do innych. Pracownicy, zamiast samodzielnie wykonywać zadania, przychodzili do niego z każdą drobnostką. To sprawiło, że dyrektor był nieustannie przeciążony, a jego praca jako managera stała się nieefektywna. Ciągła kontrola działań pracowników doprowadziła do tego, że zespół uzależnił się od jego decyzji, co tylko pogłębiało problem.
Niełatwo było wyjść z takiego systemu „pracy”. Ryba psuje się od głowy, dlatego to właśnie na wyższym poziomie zaczęły się zmiany. Jakie błędy popełnił dyrektor? Ciągle w głowie miał myśli, które „mówiły” mu, że jak czegoś nie dopilnuje osobiście, to zadanie nie zostanie wykonane. W tym momencie cofniemy się o kilka lat. Parę lat wcześniej ów dyrektor musiał zwolnić kierownika, który był niesamodzielny, ale to właśnie przez pryzmat tych doświadczeń zaczął on ograniczać swobodę wszystkich dookoła. Dochodzimy tu do clou sprawy – doświadczenie życiowe i uprzedzenia. To właśnie uprzedzenia potrafią narobić wiele szkód, a tego typu sytuacja jak powyższa może rozwinąć w nas niekorzystne nawyki, względem których będziemy mierzyć wszystkich jedną miarą.
Sytuacja 2 – micromanagment przykłady
Inna sytuacja dotyczyła project managerki, która zmagała się z koleżanką na podobnym stanowisku. Ta osoba miała silną potrzebę kontroli pracowników i nieustannie ingerowała w jej kompetencje. Codzienne pytania o zadania, terminy, a także obecność na wszystkich spotkaniach stawały się przytłaczające. Kiedy zaczęliśmy wyjaśniać tę sytuację, to szybko okazało się, że wynika to z osobistych lęków przed utratą władzy czy strefy wpływu u tej osoby. Powodem tego zachowania była niepewność związana z utratą wpływów i władzy, co jest klasycznym objawem choroby micromanagementu. Zamiast skupić się na efektywnym zarządzaniu zespołem, koleżanka traciła energię na przesadną kontrolę, co prowadziło do napięć i obniżenia efektywności pracy.
Jakie są jeszcze przyczyny mikrozarządzania?
Powodów, dla których ktoś popada w chorobę micromanagementu, jest wiele. Często są one nieuświadomione, a osoba mikrozarządzająca nie zdaje sobie sprawy z tego, jak bardzo szkodzi swojemu zespołowi. Jedną z głównych przyczyn jest przekonanie, że szybciej zrobi coś sama, niż poświęci czas na wytłumaczenie, jak delegować zadania pracownikom. Brak cierpliwości i zaufania do zespołu prowadzi do sytuacji, w której menedżer, zamiast rozwijać zespół, osobiście kontroluje każdy etap projektu. W efekcie nie tylko marnuje swój czas, ale także hamuje rozwój pracownika, który nie ma szansy nauczyć się samodzielnego wykonywania zadań.
Kolejnym powodem może być lęk przed utratą kontroli. Niektórzy menedżerowie wierzą, że jeśli odpuszczą nadzór, praca zespołu się rozsypie. To głęboko zakorzenione przekonanie prowadzi do nieustannej kontroli działań pracowników i braku przestrzeni na ich samodzielność. Taki styl zarządzania często wynika z przeszłych doświadczeń, gdzie menedżer spotkał się z niekompetencją lub zawiedzionym zaufaniem. W konsekwencji rozwija się obsesja na punkcie szczegółów i strach przed delegowaniem, co ostatecznie prowadzi do wypalenia zarówno menedżera, jak i jego zespołu.
Jakie są skutki mikromanagementu? – Dlaczego micromanagement nie jest korzystny?
Skutki odczujesz i Ty i cała firma. Mikrozarządzanie możemy porównać do wirusa, który będzie się rozprzestrzeniać, dlatego im szybciej go powstrzymamy, tym lepiej dla wszystkich. Towarzyszące temu zjawisku zachowania zniechęcają do działania i podejmowania inicjatywy. Prowadzą do obniżenia morale czy wewnętrznej motywacji. Odbierają jakąkolwiek autonomię i prowadzą do paraliżu decyzyjnego. Ludzie pracujący w firmie, w której powszechny jest mikromanagement, szybko nabywają złych nawyków i przyjmują za standard to, że ktoś ich kontroluje. To wygodne, komfortowe i zazwyczaj bezpieczne, kiedy nie musimy za nic brać odpowiedzialności.
Długoterminowo mikrozarządzanie może prowadzić do znaczącego obniżenia satysfakcji z pracy, wypalenia zawodowego czy nawet masowych zwolnień. W obszarze zarządzania zasobami ludzkimi funkcjonuje pojęcie wysokiej fluktuacji kadr, kiedy to dochodzi do zwiększonej rotacji pracowników. To dla całej organizacji bardzo kosztowne i związane z czasowym obniżeniem jej produktywności. A jak widać, lista nie kończy się tylko na braku zadowolenia zespołu, bowiem skutki potrafią być dalekosiężne.
Micromanaging – zgodzisz się z tym podsumowaniem?
- Każdy, kto ma jakąś strefę wpływu w organizacji lub zespole, może wywierać niepotrzebną presję i okazywać destruktywne zachowania, które prowadzą do dysfunkcji, jaką jest micromanaging. Przykładami takich zachowań są nadmierna potrzeba kontroli pracowników oraz brak umiejętności efektywnego zarządzania zespołem.
- Ktoś, kto dopuszcza się micromanagingu, zazwyczaj nie zdaje sobie z tego sprawy. Pozostaje w błogiej nieświadomości, nie rozumiejąc, do czego prowadzi micromanagement, i najprawdopodobniej jest przekonany, że jego działania są właściwe. W swoich oczach staje się bohaterem firmy, a to inni się mylą.
- Jest duża różnica między kontrolowaniem a monitorowaniem, szczególnie kiedy kontrola przybiera nadmierną postać. Micromanagement kosztuje czas i pieniądze, a także energię ludzi, którzy mogliby ją spożytkować w bardziej strategiczny sposób. Zbyt intensywna kontrola działań pracowników sprawia, że trudniej jest pracownikom wykonywać zadania zgodnie z ich pełnym potencjałem.
- Micromanaging bardzo szybko upośledza funkcjonowanie zespołu, działu lub całej organizacji, ponieważ mało kto ma odwagę podważyć status quo. Ludzie szybko się przyzwyczajają do tego, jak funkcjonuje kultura organizacyjna w miejscu, w którym pracują, co tylko pogłębia problemy związane z micromanagementem.
- Micromanagement to spirala w dół bez dna, która prowadzi do wielu niekorzystnych dla biznesu skutków. Skutki te mogą mieć dalekosiężne konsekwencje, a pozostawione samym sobie, drążą organizację niczym kropla skałę, osłabiając jej fundamenty.
Kompetencyjnie
Kompetencyjnie, czyli rzeczowo o umiejętnościach miękkich! Podcast związany z przywództwem, zarządzaniem, psychologią biznesu, sprzedażą czy obsługą klienta. Publikowane treści skierowane są do biznesowych praktyków, liderów, HR-owców, przedsiębiorców i branżowych ekspertów, a także wszystkich tych którzy wiedzą, że dzisiaj kompetencje to podstawa.
