5 dysfunkcji pracy zespołowej w praktyce – Jak przeprowadzić analizę dysfunkcji Patricka Lencioniego?

5-dysfunkcji-zespolowych

Pięć dysfunkcji pracy zespołowej w praktyce – Jak przeprowadzić analizę dysfunkcji zespołowych i uniknąć efektu kuli śnieżnej?


Z dużym prawdopodobieństwem wielu liderów i specjalistów HR słyszało wcześniej o cieszącej się uznaniem koncepcji dysfunkcji zespołowych Patricka Lencioniego. Jednakże, jak to często bywa, teoria i praktyka to dwa różne światy. Autor w swojej książce nie prezentuje bowiem, jak zastosować swój model w codziennej pracy zespołu. Właśnie dlatego w tym artykule nie ograniczymy się jedynie do wyjaśnienia tej koncepcji, ale przybliżymy także, w jaki sposób można wykorzystać pięć dysfunkcji pracy zespołowej w praktyce. Opowiemy o tym, jak zabrać się za analizę obszarów wymienionych przez Lencioniego, jak zacząć nad nimi pracę oraz z jakimi konsekwencjami należałoby się mierzyć, w przypadku zignorowania występujących w zespole dysfunkcji.

Dlaczego zespół nie działa?

Specyfika dysfunkcji zespołowych pochodzi z książki wcześniej wspomnianego Patricka Lencioniego. Autor w swej publikacji oparł się na gruntownych badaniach przeprowadzonych wśród prezesów oraz zespołów zarządzających w firmach z czołówki rankingu Fortune 500. Dzięki tym badaniom ujawnił istotne prawidłowości, które wpłynęły na sposób myślenia o budowaniu efektywnych i harmonijnych zespołów. W praktyce 5 dysfunkcji pracy zespołowej to: brak zaufania, obawa przed konfliktem, brak zaangażowania, niechęć do brania na siebie odpowiedzialności oraz brak dbałości o wyniki. Każdą z tych pozycji opisaliśmy na stronie poświęconej eliminowaniu dysfunkcji w zespołach, więc jeżeli potrzebujesz sobie przypomnieć te zagadnienia, to zapraszamy do kliknięcia w link. Jeżeli natomiast te obszary są dla ciebie jasne, to przejdźmy do bardzo ważnego omówienia aspektu tej koncepcji.

Dysfunkcje Lencioniego nie funkcjonują w oderwaniu od siebie…

Jednym z narzędzi, które jako TrainBrain udostępniamy w katalogu darmowych materiałów, jest narzędzie “Jak krok po kroku pracować z dysfunkcjami zespołowymi?”. Jak możesz przeczytać na początku tego materiału, na obszary dotyczące zespołu wymienione przez Lencioniego nie możemy patrzeć jak na 5 niezależnych od siebie elementów. W praktyce organizacyjnej każda z tych dysfunkcji oddziałuje na pozostałe i tworzy swego rodzaju sieć powiązań. Co więcej, istnieje hierarchia ich wpływu na efektywność zespołu. Fundamentem, który napędza dobrze działające zespoły, jest zaufanie. To ono stanowi solidną podstawę, na której opiera się cała struktura współpracy. Jego brak aktywuje kolejne dysfunkcje zespołowe, które stopniowo prowadzą do degradacji współpracy, przekształcając zespół zbiór jednostek, zorientowanych na swoje własne interesy.

…w praktyce należy patrzeć na nie, jak na kulę śnieżną

5 dysfunkcji pracy zespołowej według Patricka Lencioniego może być porównywane do efektu kuli śnieżnej, która napędza się swoim własnym ciężarem. Z pozoru mała ilość śniegu (braku zaufania między pracownikami w zespole) może stopniowo zwiększać swoją masę i prędkość, doprowadzając do powstania potężnej, destrukcyjnej siły (niechęci do brania na siebie odpowiedzialności i braku dbałości o wyniki zespołu).

“Podstawą współpracy zespołowej jest zaufanie. Jego brak wywołuje efekt kuli śnieżnej, w której problemy nawarstwiają się lawinowo i mogą mieć druzgocące konsekwencje.”

Michał Łęgowski
– Psycholog organizacji, trener biznesu VCC®,
coach PCC® ICF, założyciel firmy szkoleniowo-doradczej TrainBrain

Brak zaufania prowadzi do unikania konfliktów. To z kolei generuje pozorną harmonię w zespole, ale w rzeczywistości rozsadza od środka atmosferę współpracy i obniża zaangażowanie pracowników. Członkowie zespołu skupiają się wyłącznie na własnych korzyściach, a przyszłość wspólnej pracy staje się niepewna. W wyniku braku stabilizacji odpowiedzialność w zespole zostaje zepchnięta na dalszy plan, a akceptowalne standardy  maleją.  Ostatecznie, gdy nikt nie czuje się zobowiązany do osiągania rezultatów zespołu, wszyscy skupiają się na zaspokajaniu własnych ambicji, bez względu na konsekwencje dla innych. 

Zrozumienie tych dysfunkcji jako efektu kuli śnieżnej podkreśla konieczność skutecznej interwencji i rozwiązania problemów zespołu we wczesnym stadium. Zanim nabiorą one niebezpiecznej dynamiki, która może zaszkodzić całemu zespołowi i jego wynikom. Co jeszcze istotniejsze – często zaopiekowanie się tymi pierwszymi elementami związanymi z zaufaniem oraz konfliktami w zespole, może przynieść pożądane rezultaty i wzmocnić pozostałe obszary. Przykładem eliminowania dysfunkcji pracy zespołowej w praktyce może pochwalić się Microsoft, którego studium przypadku znajdziesz w dalszej części tego artykułu.

Przeprowadź analizę poziomu dysfunkcji w zespole

Badanie poziomu dysfunkcji zespołowych to kluczowy krok w procesie poprawy jego efektywności zespołu. Istnieje kilka metod, które można zastosować, aby przeprowadzić taką analizę.

  • Przeprowadzenie ankiety wśród członków zespołu, aby zebrać informacje na temat ich perspektywy o poziomie zaufania, otwartej komunikacji czy sposobach rozwiązywania konfliktów w zespole.
  • Przeprowadzenie wywiadów indywidualnych z członkami zespołu, aby poznać ich doświadczenia, obserwacje i sugestie. To pozwala na uzyskanie bardziej subiektywnego i dogłębnego zrozumienia sytuacji.
  • Czasami korzystne może być zaangażowanie zewnętrznego konsultanta, który przeprowadza obserwacje i analizę z perspektywy niezaangażowanej strony.

Bez względu na to, którą z poniższych metod wybierzesz, ważna jest także umiejętność zadawania trafnych pytań. Samo pytanie: czy my sobie w naszym zespole ufamy?, może okazać się zbyt ogólne i niewystarczające. Istotne jest precyzyjne określenie zachowań i sytuacji, które mogą być symptomami braku zaufania w danej grupie. Podobna zasada obowiązuje w przypadku analizy innych dysfunkcji zespołowych. Aby ułatwić diagnozowanie problemów wpływających na współpracę, przygotowaliśmy przykładowe pytania, które możecie sobie zadać.

? Jak zweryfikować czy w zespole brakuje zaufania?

  • Czy członkowie zespołu czują się swobodnie prosząc o pomoc w sytuacjach, gdy tego potrzebują?
  • Czy w relacjach między członkami zespołu występuje postawa otwartości i autentyczności?

?  O co pytać w kwestii obawy przed konfliktami?

  • Czy pracownicy czują się komfortowo wyrażając niepopularne opinie przed całym zespołem?
  • Czy zespół potrafi konstruktywnie konfrontować się z konfliktami i rozwiązywać problemy, zanim przejdzie do kolejnych tematów?

? Jak zbadać poziom zaangażowania w zespole?

  • Czy członkowie grupy zazwyczaj kończą dyskusję z jasnym i zrozumiałym rozwiązaniem oraz planem działania, nawet jeśli początkowo się nie zgadzali?
  • Czy zespół konsekwentnie trzyma się podjętych decyzji i realizuje ustalone cele?

? Które zachowania świadczą o unikaniu odpowiedzialności przez pracowników?

  • Czy członkowie zespołu trzymają się złożonych obietnic, dbając o to, by nie zawieść swoich kolegów?
  • Czy członkowie zespołu otwarcie zwracają sobie nawzajem uwagę na niedociągnięcia lub nieproduktywne zachowania?

? Jak ocenić poziom dbałości o wyniki w zespole?

  • Czy członkowie grupy świadomie podejmują ustępstwa w obszarach ich działań, jeśli przyczynia się to do osiągnięcia celów zespołu?
  • Czy członkowie zespołu, zgłaszając problem, jednocześnie przedstawiają propozycję konstruktywnego rozwiązania?

dysfunkcje-zespolowe

Eliminowanie pięciu dysfunkcji pracy zespołowej w praktyce – jak zrobił to Microsoft?

W Microsoft wzrost znaczenia i roli działu produktów dynamicznych przyniósł ze sobą wyzwania związane z umocnieniem współpracy w tym zespole. Darci Kleindl, ówczesna General Manager firmy, która objęła pieczę nad tym procesem, zdecydowała się na analizę obecnej sytuacji pod kątem 5 dysfunkcji pracy zespołowej. W praktyce już samo zdiagnozowanie ich poziomu było cennym punktem odniesienia i fundamentem do zaplanowania działań naprawczych.

Co ciekawe, w pierwszej kolejności zdecydowano się zająć obszarem zaufania, konfliktami oraz zaangażowaniem w zespołach. Dwa ostatnie elementy, jeśli w ogóle zaistniałaby taka konieczność, miały według planu zostać poruszone w przyszłości.

W przypadku Microsoft bardzo pomocne w budowaniu zaufania w zespołach, zaangażowania i otwartości na różne poglądy, stało się zrozumienie indywidualnych stylów myślenia i działania pracowników. Jak podkreśla Dilip Popat, ówczesny Customer Success Manager, krok ten był podstawą do dogłębnego poznania specyfiki działania poszczególnych osób w zespole. To z kolei przełożyło się na polepszenie kooperacji, zaufania i komunikacji w zespole.

Darci Kleindl podkreśla, że możliwość prowadzenia swobodnej rozmowy, podczas której pracownicy mogą podejmować ryzyko w poczuciu bezpieczeństwa i otwierać się na nowe pomysły, nauczyło ludzi, jak skuteczniej ze sobą współpracować. Pracownicy mają poczucie bycia większą całością, a nie tylko jednostkami. Ten pozytywny efekt udało się osiągnąć w ciągu pierwszych 45 dni od startu całego procesu.

Konsekwencje nawarstwiania się dysfunkcji zespołowych

Eskalacja występowania dysfunkcji zespołowych może prowadzić do szeregu negatywnych konsekwencji, które w znaczący sposób wpływają na efektywność oraz kulturę pracy zespole, a następnie w organizacji.

Efekty braku zaufania w zespole

Paul J. Zak zgłębiający temat roli zaufania w zespołach, na łamach Harvard Business Review podzielił się interesującymi wynikami badań. W porównaniu z pracownikami firm o niskim zaufaniu zatrudnieni w organizacjach o wysokim zaufaniu zgłaszają: 74% mniej stresu, 106% więcej energii w pracy, o 50% wyższą produktywność, 13% mniej zwolnień lekarskich, 76% większe zaangażowanie, o 29% większą satysfakcję z pracy, o 40% mniejsze wypalenie zawodowe. Poza tym, z raportu “Trust in the Modern Workplace” możemy dowiedzieć się, że Ponad połowa pracowników uważa, że zaufanie ma również bezpośredni wpływ na poczucie przynależności (64%), wybory zawodowe (58%), a także na zdrowie psychiczne (55%).

dysfunkcje-patricka-lencioniego
raport “Trust in the Modern Workplace”

Do czego może doprowadzić obawa przed konfliktem?

Co prawda unikanie konfliktów może pozornie zmniejszać stres. Jednak na dłuższą metę strategia ta nie przynosi oczekiwanych rezultatów. Pracownicy boją się konfrontacji, przeżywania intensywnych emocji czy gromadzenia się antypatii. Swoją opinią w tym wątku podzielił się Johan Falka – Team coach and culture developer w Volvo Group.Kiedy unikasz konfliktu, nie zajmujesz się pierwotnymi przyczynami problemu, po prostu zamiatasz je pod dywan. Może to stworzyć fałszywe poczucie harmonii, ale także wiele ukrytego napięcia i frustracji.Wśród głównych konsekwencji unikania konfliktów w zespołach wymienia on zmniejszoną kreatywność i innowacyjność oraz blokowanie pracowniczych inicjatyw. Poza tym spada szacunek względem siebie. Pracownicy, którzy nie komunikują się otwarcie, mają wrażenie bycia ignorowanym i niedocenianym. Ta dynamika niszczy relacje w zespole oraz współpracę.

Następstwa spadającego zaangażowania pracowników

Z kolei Instytut Gallupa zebrał ciekawe dane na temat związku między zaangażowaniem pracowników a wskaźnikami wydajności. Przeprowadzona w 2020 roku metaanaliza obejmowała 276 organizacji z 54 branż i 96 krajów. Według niej brak zaangażowania prowadzi do wzrostu wskaźników takich jak absencja (o 81%), incydenty związane z bezpieczeństwem (o 64%), czy straty w wyniku kradzieży (o 28%). Co więcej, organizacje z niskim zaangażowaniem pracowników doświadczają wzrostu rotacji w przedziale od 18% do nawet 43%. Takie różnice w wydajności mogą mieć kluczowe znaczenie, szczególnie w okresie dynamicznym zmian.

Pułapki braku odpowiedzialności w miejscu pracy

Jak podkreślił Darren Finkelstein – autor książki „Przewaga odpowiedzialności – graj w swoją najlepszą grę”  (org. “The Accountability Advantage – Play your best game,”) istnieje kilka pułapek braku odpowiedzialności w zespołach. Po pierwsze, obniża się morale pracowników, co tworzy toksyczne środowisko pracy. To z kolei prowadzi do obwiniania się nawzajem i negatywnego nastawienia w zespole. Niestety, brak wyznaczonych obowiązków skutkuje również nie terminowym realizowaniem zadań, co powoduje problemy z harmonogramem projektów, opóźnienia w dostawach i spadek zysków. Ponadto, ignorowanie błędów i brak kontroli przyczyniają się do słabej jakości pracy. W rezultacie panuje chaos i brak klarowności.

Brak dbałości o wyniki w zespole zagraża sukcesowi

Na łamach Medium, Anne Loehr przedstawiła studium przypadku firmy z sektora medycznego, która napotkała spory problem. Mimo zdobywania nowych potencjalnych klientów startupowi brakowało skuteczności w finalizacji sprzedaży. Po dogłębnej analizie okazało się, że głównym problemem było skoncentrowanie pracowników na ich indywidualnych celach zamiast na całości doświadczenia klienta. Zamiast patrzeć na proces obsługu kompleksowo, członkowie zespołu skupiali się na szybkim zamykaniu wątków z pytaniami klientów (z tego czasu byli rozliczani), a nie na rzetelnym odpowiedzeniu na zgłaszane wątpliwości. Głównym powodem zaistniałego problemu był brak równowagi między osobistymi celami a celami zespołowymi. Dlatego sukces, pomimo imponujących osiągnięć indywidualnych, zależy przede wszystkim od efektywnego funkcjonowania całego zespołu, skupionego na wspólnych celach i wartościach. Czy twój zespół jest gotowy do przeprowadzenia analizy poziomu dysfunkcji zespołowych i zastosowania tej koncepcji w praktyce?

darmowa-konsultacja
Kompetencyjnie

Kompetencyjnie

Kompetencyjnie, czyli rzeczowo o umiejętnościach miękkich! Podcast związany z przywództwem, zarządzaniem, psychologią biznesu, sprzedażą czy obsługą klienta. Publikowane treści skierowane są do biznesowych praktyków, liderów, HR-owców, przedsiębiorców i branżowych ekspertów, a także wszystkich tych którzy wiedzą, że dzisiaj kompetencje to podstawa.

Sprawdź pozostałe artykuły