Jak uniknąć silosów i klik w organizacji? Odkryj 4 patenty na burzenie silosów w firmie

Czym grożą silosy w organizacji? Poznaj 4 patenty na rozbijanie silosów i klik w firmie

Nie ma chyba większego źródła zawodowej frustracji i niepokoju – nie wspominając o wysokiej rotacji – niż pracownicy zmuszeni do walki z innymi ludźmi w swojej firmie.” Te słowa Patricka Lencioniego rzucają światło na kwestię silosów w organizacji – problemu, który nie oszczędza żadnej firmy, niezależnie od jej skali czy branży. Silosy organizacyjne, które często nazywane są także firmą wewnątrz firmy”, stanowią poważne zagrożenie dla efektywności i dynamizmu przedsiębiorstw. Rozpoznanie silosów w firmie i zarządzanie nimi, to ważny krok w budowaniu dynamicznej organizacji, w której efektywna współpraca i kooperacja działów to nie tylko slogan w firmowym newsletterze, ale codzienność pracowników.

silosy w organizacji
Patric Lencioni: Silos, Politics, And Turf Wars: A Leadership Fable About Destroying the Barriers That Turn Colleagues into Competitors

Co to są silosy w organizacji i na czym polegają klikowe struktury?

Ograniczenie powstawania silosów wymaga głębszego zrozumienia mechanizmów ich pojawiania się. Zacznijmy zatem od podstaw:

Definicja i charakterystyka silosów organizacyjnych

Silosy organizacyjne to zjawisko, w którym poszczególne działy lub jednostki w firmie funkcjonują w izolacji, działając niezależnie i komunikując się tylko w minimalnym stopniu. Poszczególne osoby, zespoły lub działy nie chcą dzielić się swoją wiedzą, a także podejmują decyzje, kierując się dobrem grupy, a nie całej organizacji. Ograniczona komunikacja w firmie oraz problemy wynikające z powstających barier, hamują zdolność organizacji do osiągania celów strategicznych. Kultura współpracy gaśnie, a jej miejsce zastępuje efekt silosu, przez który coraz trudniej się przebić.

Efekt silosu to zjawisko, w którym różne działy lub jednostki w organizacji działają w izolacji od siebie, co prowadzi do ograniczonej komunikacji, współpracy i efektywności.

Powstawanie klik w firmie – gdy integracja zespołu przekracza pewne granice

W środowisku biznesowym często spotyka się termin „kliki w firmie”, który również odnosi się do silosu organizacyjnego, ale ma mniej formalny charakter. Klika zazwyczaj opisuje zamkniętą grupę pracowników, która ściśle współpracuje na rzecz wspólnego interesu. Z jednej strony kliki w firmie mogą być korzystne i wspierać efektywną współpracę, z drugiej jednak prowadzą do nadużyć, takich jak sabotaż lub wykluczanie innych pracowników.

W waszej firmie występuje problem z tworzącymi się klikami i silosami?
Skorzystajcie z konsultingu dla zespołów HR i rozwiążcie ten problem!

Silosy informacyjne i silosy danych – mechanizmy powstawania najgroźniejszych barier w organizacjach

W dobie, gdy transfer wiedzy i wymiana informacji stają się kluczowe w biznesie, silosy informacyjne i silosy danych stanowią poważne wyzwania dla organizacji.

Gdy komunikacja w firmie napotyka bariery, powstają silosy informacyjne

Jednym z najtrudniejszych rodzajów zjawiska, które omawiamy, są tzw. silosy informacyjne. Powstają one wtedy, gdy wiedza oraz istotne informacje są gromadzone wewnątrz konkretnych zespołów, a ich dostępem dla pozostałych obszarów organizacji jest ograniczony. Silos informacyjny negatywnie wpływa na relacje międzydziałowe i prowadzi do niekorzystnych konsekwencji, takich jak np. powielania pracy. Szczególnie teraz, gdy wiele zespołów pracuje zdalnie, rozwiązanie silosu informacyjnego powinno być priorytetem dla organizacji. Brak transferu wiedzy i spójności między różnymi źródłami informacji może prowadzić do powstawania drugiej odmiany silosu informacyjnego – tzw. silosu danych.

Silosy danych – problemy wynikające z chaosu informacyjnego

W przypadku silosu danych mówimy o zjawisku, w którym dane w organizacji są zbierane i przechowywane w sposób chaotyczny lub niezgodny z obowiązującymi standardami. Przykładem takiego silosu danych może być sytuacja, gdy w firmie każdy dział zbiera informacje o klientach w różnych programach, formatach i kontekstach. Pracownicy często przetrzymują pliki na swoim pulpicie w porozrzucanych folderach. Ewentualny ślad po nich można odnaleźć jedynie w załącznikach starych maili, do których trudno się dokopać. Wówczas trudno jest organizacji podejmować strategiczne decyzje oparte na rzetelnej analizie np. zachowań i potrzeb klientów. Zarówno silosy informacyjne, jak i silosy danych, mogą poważnie ograniczać zdolność organizacji do elastycznego reagowania na zmiany rynkowe. Zarządzanie danymi burzące silosy wymaga obecnie nie tylko standaryzacji procesów, ale także wprowadzenia narzędzi, które ułatwią komunikację i przepływ informacji w firmie.

Sygnały powstawania silosów – jak rozpoznać silosy w organizacji

Rozpoznanie silosów w organizacji jest kluczowe do skutecznego przeciwdziałania. Oto sygnały, wskazujące na możliwe podziały w firmie:

  • Brak efektywnej komunikacji między działami to najważniejszy symptom występowania silosów i klik w firmie.
  • Warto zwrócić uwagę również na kulturę współpracy i spadek zaangażowania oraz morale pracowników.
  • Relacje międzydziałowe zostają osłabione. Pojawiają się częste konflikty wynikające z braku zrozumienia celów.
  • Powtarzające się problemy z realizacją projektów oraz opóźnienia, to również symptomy powstających silosów w firmie.
  • Czerwoną flagą jest rosnąca liczba skarg na procesy wewnętrzne, a także spadek satysfakcji klientów.
  • Między pracownikami i jednostkami w organizacji powstaje efekt myślenia grupowego, przejawiający się wykluczaniem innych oraz postawą “MY kontra ONI”.

Rozpoznanie tych sygnałów to pierwszy krok do zburzenia silosów i budowania bardziej zintegrowanej i efektywnej organizacji.

kliki
Gillian Tett, The Silo Effect

Pionowa struktura organizacyjna a silosowość organizacji

W pionowych strukturach organizacyjnych, gdzie hierarchia jest wyraźnie zdefiniowana, istnieje większe zagrożenie występowania silosów organizacyjnych. W tego typu strukturach każdy dział lub jednostka operuje w swoim własnym pionie, co często prowadzi do izolacji i braku współpracy między nimi. Decyzje podejmowane są zwykle na górnym poziomie hierarchii i przekazywane w dół, co ogranicza swobodny przepływ informacji i komunikację między różnymi obszarami organizacji. 

Silos pionowy w firmie odnosi się do izolacji między różnymi działami lub funkcjami, podczas gdy silos poziomy dotyczy braku współpracy i komunikacji między zespołami na tym samym poziomie hierarchii organizacyjnej.

Specjaliści z Deloitte podkreślają, że w organizacji silosowej istnieje tendencja do traktowania wszystkich działań poza daną jednostką jako potencjalnego zagrożenia. Podzielona silosami struktura organizacyjna sprawia, że pracownicy, a nawet managerowie niechętnie współpracują z kolegami z innych obszarów, co prowadzi do wzrostu kosztów związanych z brakiem koordynacji.

Narzędzia przezwyciężania silosów organizacyjnych – 4 kroki do ograniczenia powstawania silosów

  1. Wspieranie komunikacji wewnętrznej i transferu wiedzy
    Silosy informacyjne i silosy danych najlepiej rozbijać poprzez wprowadzanie do firmy standardów i narzędzi przezwyciężania barier komunikacyjnych. Takie rozwiązania jak grupy dyskusyjne, tablice projektowe czy praca na wspólnych dokumentach są dobrym sposobem na to, jak łączyć silosy i budować atmosferę otwartości. Dodatkowo, szczególnie menedżerowie, powinni skorzystać z odpowiednich szkoleń i wsparcia, aby umożliwić pracownikom efektywne wykorzystanie dostępnych narzędzi i platform komunikacyjnych w celu wymiany wiedzy i informacji.

     

  2. Crowdsourcing
    To tworzenie zespołów projektowych składających się z pracowników różnych działów, w celu generowania pomysłów i wymiany perspektyw. Jest to tzw. zarządzanie „silosowe”, które pomaga ograniczyć silosy informacyjne poprzez promowanie otwartej komunikacji i współpracy między zespołami. Dzięki crowdsourcingowi pracownicy mają szansę dzielić się swoimi doświadczeniami, co sprzyja integracji zespołu i zwiększa zrozumienie między różnymi obszarami organizacji. Zarządzanie „silosowe” umożliwia pracownikom z różnych obszarów organizacji regularną współpracę i wymianę wiedzy, co przyczynia się do integracji i poprawy efektywności działań organizacji.

     

  3. Angażowanie pracowników w cele biznesowe
    Aby ograniczyć powstawanie silosów, warto angażować pracowników w cele biznesowe poprzez jasne komunikowanie misji i wizji firmy oraz regularne aktualizowanie postępów i wyników. Organizowanie warsztatów i spotkań, na których pracownicy mogą dyskutować o strategicznych celach i wnieść swoje pomysły, sprzyja poczuciu współodpowiedzialności. Dzięki temu kooperacja działów i komunikacja w firmie może przebiegać sprawniej, ponieważ pracownicy rozumieją swój jednostkowy wkład w całość przedsięwzięcia

     

  4. Wzmacnianie włączającej kultury organizacyjnej
    Działania z obszaru DEI mogą pomóc w ograniczeniu powstawania silosów poprzez budowanie atmosfery otwartości, współpracy i zaufania między pracownikami. Istotne jest promowanie wartości takich jak szacunek, empatia i wsparcie wśród członków organizacji. Ponadto, organizowanie wydarzeń integracyjnych, spotkań tematycznych oraz programów mentoringowych wspiera budowanie relacji między zespołami i poszczególnymi pracownikami, co redukuje ryzyko izolacji i tworzenia się silosów.

DEI

Przyczyny powstawania silosów w organizacji

Silosy i kliki w firmie często powstają z różnorodnych przyczyn, które mają swoje korzenie zarówno w strukturze organizacyjnej, jak i w kulturze pracy. Oto najczęstsze powody powstawania silosów w firmie, na które warto zwrócić szczególną uwagę:

  • Hierarchiczna struktura organizacyjna: O tym czynniku wspominaliśmy już we wcześniejszych akapitach tego artykułu. Struktura pionowa sprzyja podziałom i ogranicza przepływ informacji między różnymi poziomami organizacji.
  • Postawa liderów: Styl kierowania, osobowość oraz postawa liderów mogą sprzyjać powstawaniu silosów. Liderzy, którzy priorytetyzują cele i sukcesy swoich działów kosztem innych, przyczyniają się do podziałów w organizacji.
  • Różne strefy czasowe i geograficzne: Pracownicy operujący w różnych strefach czasowych i geograficznych mają ograniczone możliwości bezpośredniej współpracy, co sprzyja powstawaniu silosów i klik.
  • Specjalizacja działów: Wyspecjalizowane działy, np. HR, finanse, zarządzanie jakością, które będą skupiały się wyłącznie na „swoim kawałku tortu”, będąc obojętne na inne działy, mogą nasilać powstawanie silosów poziomych oraz silosów informacyjnych.
  • Kultura rywalizacji: Kultura organizacyjna, która promuje rywalizację ponad pracę zespołową, będzie przyczyną powstawania silosów. Gdy system nagród w firmie uzależniony jest od wyników poszczególnych jednostek, może prowadzić to do rywalizacji i braku współpracy.

Kliki w organizacjach często rodzą się z nieformalnych zasad, które pojawiają się w procesie kształtowania się grupy. Warto tutaj przywołać model Tuckmana, który opisuje cztery etapy rozwoju zespołu: formowanie, docieranie się, normalizacja i efektywna praca. Najbardziej istotny w kontekście silosów jest pierwszy etap, w którym to członkowie zespołu są ostrożni i starają się unikać konfliktów oraz szukać sprzymierzeńców. Tworzą oni więzi oparte na wspólnych zainteresowaniach, wartościach lub stylach pracy. Jednak te z czasem mogą przekształcać się w zamknięte grupy, które później funkcjonują niezależnie od reszty organizacji. W miarę jak zespół przechodzi przez kolejne etapy rozwoju, podziały te stają się coraz bardziej zinternalizowane, a kliki – coraz bardziej widoczne.

Jakim zagrożeniem są silosy dla firmy?

Ograniczenie powstawania silosów w firmie jest konieczne. Metaanaliza przeprowadzona w 2020 roku zestawiająca 40 badań wykazała jednoznacznie, że gdy silosy w organizacji zagrażają współpracy wewnętrznej, to stanowią barierę w osiąganiu celów firmy.

Inne konsekwencje występowania silosów:

  • Struktury procesowe tracą płynność – pojawiają się opóźnienia i spadek jakości.
  • Relacje między pracownikami się pogarszają, występuje poczucie odizolowania i nieufność.
  • Współpraca między działami przestaje być efektywna. Pojawia się walka o zasoby między zespołami.
  • Ograniczona możliwość reagowania na zmiany, przez co burzenie silosów staje się jeszcze trudniejsze.
  • Zwiększa się ryzyko błędów. Ze względu na silosy danych decyzje podejmowane są w oparciu o niepełne informacje.

Należy przy tym pamiętać, że efekt silosu może być znacznie szerszy, bowiem organizacja to system połączonych ze sobą elementów. Konsekwencje występowania silosów, np. silosów informacyjnych lub klik pracowników, mogą mieć daleko idące skutki i przejawiać się na różne, czasami nieoczywiste sposoby.

Silosowa organizacja – case study upadku firmy Telltale Games

Telltale Games, niegdyś ceniony deweloper gier wideo, upadł w 2018 roku, a jedną z głównych przyczyn była silosowość organizacji. Szybki rozwój oraz powstające silosy w firmie przyczyniły się do szeregu problemów, takich jak opóźnienia w produkcji gier, nieefektywność operacyjna i pogarszające się relacje między pracownikami. 

W chaosie wywołanym silosami informacyjnymi powstała rywalizacja w zespołach. Programiści zaczęli dbać o własny interes, tracąc z oczu mglistą strategię firmy Telltale Game. 

Silosowość organizacji, zanik kooperacji działów i brak reakcji kadry zarządzającej, ostatecznie doprowadziły do upadku. To przykład tego, że firma, która nie ma silnej kultury współpracy i nie zastanawia się nad tym, jak rozpoznać silosy w organizacji, nie będzie w stanie osiągnąć sukcesu.

Nie zawsze chodzi o zburzenie silosów, czasami chodzi o zarządzanie nimi

Powstające silosy w firmie należy postrzegać, jako naturalny element formowania się współpracy w zespole, ponieważ ludzie mają potrzebę przynależności i tendencję do łączenia się w grupy. Nie oznacza to jednak, że należy akceptować kliki i podziały w firmie. Chodzi o to, aby patrzeć na nie jak na proces zachodzący w relacjach między pracownikami, którym możemy zarządzać i minimalizować jego negatywne konsekwencje.

darmowa-konsultacja

streaming_platformy_micromanagment
Kompetencyjnie

Kompetencyjnie

Kompetencyjnie, czyli rzeczowo o umiejętnościach miękkich! Podcast związany z przywództwem, zarządzaniem, psychologią biznesu, sprzedażą czy obsługą klienta. Publikowane treści skierowane są do biznesowych praktyków, liderów, HR-owców, przedsiębiorców i branżowych ekspertów, a także wszystkich tych którzy wiedzą, że dzisiaj kompetencje to podstawa.

Sprawdź pozostałe artykuły