Wyobraź sobie firmę jako precyzyjną maszynę, w której każdy dział, projekt czy inicjatywa działa jak jedno z kół zębatych. Mechanizm ten może działać płynnie i efektywnie tylko wtedy, gdy wszystkie elementy są dobrze zsynchronizowane. Rolą, która bierze odpowiedzialność za proces jest właśnie Business Process Owner – właściciel procesu biznesowego.
Kim zatem jest ta osoba i dlaczego jej rola ma tak wielkie znaczenie? Można powiedzieć, że właściciele procesów w organizacji to osoby, które nie tylko obserwują wydajność procesów z zewnątrz, ale także aktywnie je kształtują. Nie chodzi jedynie o to, by operacje „jakoś działały”. Business Process Owner patrzy z perspektywy strategicznej, zapewniając jego wydajność procesu oraz mierząc ją za pomocą konkretnych Key Performance Indicators (KPIs). To ktoś, kto nie skupia się wyłącznie na analizie przeszłości czy bieżących wyzwań, ale bierze pełną odpowiedzialność za proces – dbając o jego efektywność dziś, jutro i w przyszłości.Kim jest Business Process Owner właściciel procesu biznesowego?
Zacznijmy od tego, że Business Process Ownership to podejście, które wykracza daleko poza tradycyjne zarządzanie. Właściciele procesów w celach mają wpisany nie tylko nadzór nad jakimś mechanizmem, ale także jego kształtowanie, zgodność ze strategią organizacji oraz pełną odpowiedzialność za proces. Kluczowym aspektem ich pracy jest dbanie o doskonałość procesu na każdym etapie i dlatego często korzystają z takich narzędzi optymalizacji jak Process Mapping, Kaizen czy Six Sigma.
Odpowiedzialność na poziomie zadania, procesu i obszaru:
Rozróżnienie pomiędzy odpowiedzialnością na poziomie zadania, procesu i obszaru jest istotne, ponieważ pozwala na lepsze zrozumienie i zarządzanie pracą. Właściciele procesów w organizacji, pełniąc rolę Business Process Ownera, są kluczowi w zapewnieniu efektywności i odpowiedzialności na każdym z tych poziomów.
→ Zadanie: Właściciel procesu w zarządzaniu zadaniami skupia się na pojedynczej aktywności do wykonania, na przykład wysłaniu maila. Zadania są często konkretne, mierzalne i dają satysfakcję po ich wykonaniu, a efektywny proces biznesowy wynika z ich sekwencji.
→ Proces: Składa się z serii zadań, często powtarzalnych, które są ułożone w ciągu przyczynowo-skutkowym. Zarządzanie procesem biznesowym wymaga spojrzenia całościowego, aby zidentyfikować obszary do poprawy. W ten sposób właściciele procesów powinni mogą dążyć do doskonałości procesu.
→ Obszar: Jest to szersza kategoria, która często składa się z wielu procesów i biznesu kilka grup interesariuszy. Właściciele procesów w systemie, muszą uwzględniać strategiczne cele i odpowiedzialność za proces w kontekście całego obszaru. Na przykład w budowie domu własność procesu może obejmować planowanie, zakup ziemi, wyposażenie domu i zarządzanie różnymi etapami realizacji projektu.
Właściciele procesów w firmie powinni wyznaczać jasne cele, dbać o wydajność procesu oraz wspierać zmiany procesów tam, gdzie to konieczne. W tej roli istotne jest także poczucie sprawczości zawodowej i realnego wpływu na organizację. Dzięki temu można osiągnąć zarówno doskonałość procesów, jak i lepsze zrozumienie własnej pozycji w firmie.
Różnica między właścicielem procesu a menedżerem procesu – ownership w pracy
Menedżer procesu odpowiada za operacyjne zarządzanie i realizację działań, dbając o to, by ten przebiegał zgodnie z wytycznymi i osiągał założone wyniki na co dzień. Natomiast Business Process Owner to szersze pojęcie. Właściciele procesów w odpowiedzialności za efektywny proces biznesowy skupiają się na jego strategicznej wartości – definiują cele, monitorują ich realizację oraz podejmują kluczowe decyzje dotyczące zmian procesów. W końcu, właściciel procesu może wyznaczać kierunek rozwoju, dostosowywać działania do celów firmy i dbać o zgodność z regulacjami.
Kontekst sytuacji
Kilka lat temu, w ramach procesu rozwojowego, specjalistki produktowe miały za zadanie przeszkolić telefonicznie dyrektorów z innego kontynentu. Szkolenie dotyczyło produktów firmy, a celem było przygotowanie dyrektorów do rozmów biznesowych i targów.
Osoby
Specjalistki produktowe – bardzo dobrze przygotowane do szkolenia, znają się doskonale na produktach firmy.
Koordynator szkoleń – musiał stworzyć harmonogram, ustalić terminy, skoordynować na poziomie organizacyjnym współpracę i dyrektorami.
Problem
Niestety, dyrektorzy często spóźniali się na szkolenia, co prowadziło do nieefektywnych sesji. Specjalistki produktowe nie były w stanie w pełni przekazać potrzebnej wiedzy, a niektóre ważne informacje zostały pominięte.
Kto ponosi odpowiedzialność za nieprzeszkolenie dyrektorów?
Odpowiedzialność spada na specjalistki produktowe, które prowadziły szkolenie, ponieważ miały one wpływ na przebieg spotkania i ich zadaniem było przeszkolenie dyrektorów.
Zrozumienie strefy wpływu
Specjalistki produktowe nie rozumiały pełni swojej strefy wpływu. Nawet pracując z dyrektorami na wyższych stanowiskach, były odpowiedzialne za zarządzanie procesem szkolenia. Ich zadaniem było zapewnienie, że dyrektorzy posiadają odpowiednią wiedzę o produktach.
Business Process Owner
To studium przypadku podkreśla znaczenie zrozumienia roli właścicieli procesów w systemie szkoleniowym. Specjalistki produktowe miały za zadanie nie tylko przekazać wiedzę, ale również zarządzać sytuacją, utrzymywać dokumentację i komunikować swoje cele, agendę oraz rolę na spotkaniu. Właściciele procesów powinni uwzględniać zarówno strategiczne, jak i operacyjne aspekty, aby skutecznie wspierać realizację celów szkoleniowych.
Wnioski
Zarządzanie procesem szkoleniowym wymaga strategicznego myślenia, zrozumienia faktów i roli, utrzymania dokumentacji oraz przejrzystej komunikacji. Niezależnie od hierarchii w firmie, osoba prowadząca szkolenie jest odpowiedzialna za jego efektywność.
Business Process Owners a Global Process Owners
Business Process Owner (BPO) odpowiada za zarządzanie procesem biznesowym oraz jego doskonalenie w ramach jednej organizacji, skupiając się na efektywności, zgodności z celami biznesowymi i wdrażaniu zmian procesów. Rola właściciela procesu biznesowego obejmuje również dbanie o wydajność procesu oraz jego spójność z potrzebami firmy.
Global process owner to osoba, która patrzy z lotu ptaka
Global Process Owner (GPO) działa na wyższym poziomie, pełniąc funkcję właściciela globalnego procesu. W tym przypadku zarządzanie wymaga często uwzględnienia różnic regionalnych, integracji działań w różnych jednostkach oraz harmonizacji standardów. Właściciele procesów globalnych muszą zapewniać spójność strategii w skali międzynarodowej, co wiąże się z większą odpowiedzialnością za procesy biznesowe oraz ich wyniki.
Business Process Owner Role a System owners
Często mylimy też rolę BPO z rolą właściciela systemu. Właściciele systemów biznesowych dbają o technologię – narzędzia i platformy informatyczne, bez których procesy często nie mogłyby istnieć. Właściciele procesów muszą współpracować z System Ownerami, aby wybrać odpowiednie rozwiązania i dopasować je do realiów firmy.
Kompetencje i odpowiedzialności właściciela procesu biznesowego
Właściciele procesów powinni posiadać umiejętności strategicznego myślenia, analizowania danych i komunikacji. Co leży w ich gestii?
Projektowanie i przeprojektowywanie procesów (Design) – tworzenie struktur, które działają efektywnie.
Dokumentacja procesów i jej utrzymanie (Documentation) – jasny opis procedur, co ułatwia audyty i szkolenia.
Monitorowanie procesów i analiza wskaźników wydajności (Monitoring i KPI) – bo bez mierników Key Performance Indicators (KPIs) trudno ocenić postępy.
Optymalizacja procesów i zarządzanie zmianą (Optimization) – odwaga we wprowadzaniu ulepszeń. Właściciele procesów w zmianach widzą opcję zwiększania efektywności.
Zapewnienie zgodności procesów z regulacjami i standardami (Compliance) – zwłaszcza jeśli firma działa w wielu krajach, gdzie reguły bywają różne.
Zarządzanie interesariuszami i komunikacja (Stakeholder Management) – właściciele procesów w integracji łączą różne działy i funkcje.
Wyzwania związane z rolą Business Ownera
Bycie Business Process Ownerem to nie spacer po parku. Właściciele procesów w projektach stykają się z oporem wobec zmiany procesów, niedostatkiem wsparcia zarządu czy trudnościami z mierzeniem efektów. Ale właściciele procesów w efektywności widzą w tym szansę, a nie przeszkodę. Mogą korzystać z metodologii takich jak Kaizen, czy Six Sigma wprowadzając stopniowe usprawnienia, czy inwestować w szkolenie procesowe, by właściciele w organizacji mieli wspólny język i podobne cele.
Dzięki temu właściciele procesów w wydajności budują kulturę ciągłego doskonalenia, co przekłada się na lepszą jakość produktów i usług. To z kolei wspiera realizację celów strategicznych i zwiększa zaangażowanie zespołów. Właściciele i ich misja to nie tylko kontrola, ale i inspiracja dla całej organizacji.
Sytuacja
W ramach sesji coachingowej, trener pracuje z członkiem zarządu, który był w trakcie urządzania nowo zakupionego mieszkania. Omawiali, jak wpływa to na jego efektywność zawodową. Wyjaśnił, że po urządzeniu się w domu, będzie mógł lepiej skupić się na swoich obowiązkach zawodowych.
Problem
Trzy tygodnie później, podczas kolejnej sesji, członek zarządu przyznał, że nadal nie rozpakował się z kartonów, ponieważ oczekiwał na dostawę włoskiej komody do przedpokoju. Okazało się, że producent mebli miał opóźnienia, a firma transportowa nie mogła dostarczyć komody na czas.
Kto ponosi odpowiedzialność?
Kto ponosi odpowiedzialność za brak postępów w urządzaniu mieszkania? Czy to producent mebli, firma transportowa, czy właściciel mieszkania?
Rozwiązanie
Odpowiedzialność spoczywała na właścicielu mieszkania. W tej sytuacji jego rola przypomina rolę właściciela procesu, który musi podejmować działania, by zapewnić efektywność, niezależnie od trudności zewnętrznych. Mimo opóźnień ze strony producenta mebli i firmy transportowej, mógł on podjąć działania, aby urządzić resztę mieszkania i nie odkładać tego z powodu braku jednego elementu wyposażenia.
Wnioski
Studium przypadku to doskonały przykład na to, jak prokrastynacja i odkładanie zadań na później mogą wpływać na efektywność osobistą i zawodową. Gdyby członek zarządu potraktował urządzanie mieszkania jako efektywny proces biznesowy, mógłby zająć się innymi elementami, co pozwoliłoby mu szybciej skończyć urządzanie mieszkania.
Znaczenie odpowiedzialności
Przypadek ten pokazuje, jak ważne jest zrozumienie własnej odpowiedzialności i nieprzerzucanie jej na innych. To podejście, które jest kluczowe również w kontekście szkolenia procesowego, gdzie nacisk kładzie się na samodzielność w rozwiązywaniu problemów i odpowiedzialność za osiągane rezultaty. Ostatecznie, odpowiedzialność za swoje działania i ich konsekwencje leży w naszych rękach, niezależnie od działań innych osób lub okoliczności.
Kontekst sytuacji
Podczas spotkania zespołowego, przełożony wydał polecenie wykonania pewnego zadania. Zazwyczaj zajmowała się tym Anna, ale Monika zgłosiła chęć przejęcia odpowiedzialności, zapewniając, że ma pomysł na jego realizację. Jej oferta została zaakceptowana przez zespół i przełożonego.
Problem
W trakcie kolejnego spotkania, okazało się, że zadanie nie zostało wykonane. Monika tłumaczyła, że nie otrzymała wystarczających informacji od Anny, a zespół nie zwrócił na to uwagi.
Kto ponosi odpowiedzialność?
Przełożony, Anna, Monika, czy cały zespół?
Rozwiązanie
W rzeczywistości odpowiedzialność spada na Monikę, która zobowiązała się do wykonania zadania. W takiej sytuacji pełniła ona rolę podobną do właściciela procesu w organizacji, który musi zarządzać zadaniem niezależnie od napotykanych trudności. Mimo braku współpracy ze strony Anny, Monika powinna była znaleźć alternatywne rozwiązania lub skonsultować problem z przełożonym, aby wypełnić swoje zobowiązanie.
Wnioski
Sytuacja ta podkreśla, jak ważne jest zarządzanie odpowiedzialnością, zwłaszcza gdy wolontaryjnie podejmuje się wykonanie zadania. Podobnie jak właściciel i biznes muszą współpracować w harmonii, tak Monika powinna wykazać się inicjatywą i samodzielnością, nie polegając wyłącznie na współpracy innych członków zespołu. Aktywne poszukiwanie rozwiązań i jasna komunikacja to kluczowe elementy w takich sytuacjach.
Rola proaktywności
W tej sytuacji Monika powinna przejąć własność procesu i być bardziej proaktywna w poszukiwaniu niezbędnych informacji lub informować przełożonego o problemach. Czekanie na informacje od Anny bez podejmowania dalszych działań nie było wystarczające.
Znaczenie komunikacji i inicjatywy
Przypadek ten podkreśla znaczenie komunikacji i inicjatywy w zarządzaniu własnymi zadaniami. Ponoszenie odpowiedzialności za swoje działania, zwłaszcza w sytuacji, gdy inne osoby nie współpracują, jest kluczowe dla efektywnego funkcjonowania w zespole.
Kontekst sytuacji
W sklepach znanej firmy z branży beauty zauważono problem: kartony pozostawione przez cały dzień na środku sklepu, mimo instrukcji kierownika, by przenosić je na zaplecze.
Problem
Kierownik sklepu zauważył, że jeg polecenie dotyczące przechowywania kartonów nie jest realizowane. Pracownicy tłumaczyli się brakiem miejsca na zapleczu.
Kto ponosi odpowiedzialność?
Zastanawiano się, kto jest odpowiedzialny za ten problem: czy to kierownik, pracownicy, czy dostawca paczek?
Rozwiązanie
Odpowiedzialność spada na pracowników sklepu, którzy nie podjęli inicjatywy, aby rozwiązać problem braku miejsca na zapleczu. Mimo polecenia kierownika, nie zorganizowali przestrzeni w taki sposób, aby umożliwić składowanie kartonów.
Wnioski
Studium przypadku pokazuje, jak ważne jest zrozumienie swojej strefy wpływu i podjęcie inicjatywy w pracy. Pracownicy powinni byli znaleźć rozwiązanie, zamiast czekać na dalsze instrukcje kierownika.
Rola inicjatywy i sprawczości zawodowej
Przypadek ten podkreśla znaczenie inicjatywy i sprawczości zawodowej. Pracownicy, którzy aktywnie szukają rozwiązań i wykazują się inicjatywą, często są dostrzegani przez wyższą kadrę zarządzającą i mają większe szanse na awans.
Dlaczego rola właściciela procesu jest kluczowa dla organizacji?
Business owner kto to? To ktoś, kto nadaje kierunek, ustala priorytety i sprawia, że procesy i biznes idą ze sobą w parze.
Rola Business Process Ownera polega na ustalaniu priorytetów i zapewnieniu harmonii pomiędzy procesami a celami biznesowymi. Dzięki temu właściciel i biznes funkcjonowali w ścisłej symbiozie, a właściciel i proces współtworzyli wartość dla organizacji. W ten sposób właściciele procesów w firmie pełnią funkcję liderów transformacji, usprawniając działania i wprowadzając ulepszenia tak, by zarządzanie procesem biznesowym stało się świadomą praktyką zwiększającą efektywność. Gdy właściciele procesów w doskonałości szukają nowych dróg rozwoju, organizacja zyskuje przewagę konkurencyjną.
Kluczowe obszary wpływu Business Process Ownera na organizację:
Właściciele procesów w strategii – definiowanie kierunku działań długoterminowych.
Właściciele procesów w kierowaniu – nadawanie priorytetów i wskazywanie dróg realizacji.
Właściciele procesów w poprawie – ciągłe doskonalenie i optymalizacja procesów.
Właściciele procesów w modernizacji – wprowadzanie innowacji i nowych technologii.
Właściciele procesów w wizji – kreowanie długofalowych scenariuszy rozwoju.
Właściciele procesów w misji – urzeczywistnianie kluczowych celów i wartości firmy.
Kontekst sytuacji
W firmie produkcyjnej doszło do błędu: wszystkie produkowane kubki miały spikselizowaną grafikę, co uniemożliwiało ich dostarczenie klientowi. Błąd nie został wychwycony przez handlowca, menedżera kontroli jakości, ani brygadzistę.
Analiza problemu
Każda z wymienionych osób miała swoją rolę w procesie produkcji: handlowiec był odpowiedzialny za dostarczenie właściwej grafiki, menedżer kontroli jakości miał za zadanie zapewnić, że produkt spełnia standardy jakości, a brygadzista miał nadzorować bezpośrednio proces produkcji.
Rozkład odpowiedzialności
Ownership w pracy może mieć różne formy – jednak najlepiej jest, gdy pracownicy sami z siebie czują odpowiedzialność nie tylko za swoje zadanie, ale i za cały proces, w którym uczestniczą. W sytuacji, gdy błąd dotyczy całego procesu produkcyjnego, odpowiedzialność rozkłada się na wszystkich uczestników procesu. Każda z wymienionych osób mogła w różnym stopniu przyczynić się do powstania błędu oraz do jego niezauważenia.
Gdzie tkwi problem?
Problem nie leży tylko w indywidualnej odpowiedzialności, ale w całym systemie kontroli jakości i komunikacji w firmie. Brak efektywnej komunikacji między działami oraz niewystarczające procedury kontroli jakości mogły przyczynić się do tego, że błąd nie został wychwycony na żadnym etapie procesu.
Rozwiązanie i wnioski?
To zadanie dla Ciebie.
Kompetencyjnie
Kompetencyjnie, czyli rzeczowo o umiejętnościach miękkich! Podcast związany z przywództwem, zarządzaniem, psychologią biznesu, sprzedażą czy obsługą klienta. Publikowane treści skierowane są do biznesowych praktyków, liderów, HR-owców, przedsiębiorców i branżowych ekspertów, a także wszystkich tych którzy wiedzą, że dzisiaj kompetencje to podstawa.
Sprawdź pozostałe artykuły
„Innowacyjne myślenie”, czy może „krytyczne myślenie”? Kompetencje przyszłości w natarciu
Czytaj dalej
Czym jest i do czego prowadzi micromanagement w firmie? Przyczyny i skutki micromanagingu
Czytaj dalej
